Quý I luôn là một trong những giai đoạn khó dự báo nhất đối với doanh nghiệp sản xuất. Đây là thời điểm thị trường phục hồi sau Tết, sản lượng biến động mạnh, nhân sự quay lại làm việc không đồng đều, và chu kỳ cung ứng của nhiều nhà cung cấp còn chưa ổn định. Đặc biệt với các doanh nghiệp sử dụng lượng lớn vật tư tiêu hao như màng co, băng keo, carton, tem nhãn hoặc túi PE, việc ước tính số lượng vật tư cần dự phòng cho Quý I năm sau trở thành nhiệm vụ bắt buộc để tránh đứt nguồn hàng và rủi ro gián đoạn dây chuyền.

PPESupply ghi nhận rằng các doanh nghiệp lập kế hoạch dự phòng theo phương pháp khoa học có mức sai lệch dưới 8–10%, trong khi các doanh nghiệp ước lượng theo kinh nghiệm có thể lệch đến 25–40%. Vì vậy, ước tính đúng số lượng dự phòng không chỉ giúp duy trì ổn định sản xuất mà còn giúp tối ưu chi phí và tránh tình trạng tồn kho dư thừa sau Tết.

Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ với 5 nội dung trọng tâm giúp doanh nghiệp dự báo chính xác lượng vật tư cần dự phòng cho Quý I.

 

 

1. Phân Tích Lịch Sử Tiêu Hao 12 Tháng 

Để xác định lượng dự phòng chính xác, bước đầu tiên là phân tích toàn bộ dữ liệu tiêu hao trong 12 tháng gần nhất. Tuy nhiên, thay vì chỉ nhìn vào tổng lượng tiêu hao theo tháng, doanh nghiệp cần phân tích sâu theo:

• từng dây chuyền,

• từng mã sản phẩm,

• từng ca làm việc,

• từng lô vật tư sử dụng,

• từng giai đoạn cao điểm – thấp điểm.

Điều này giúp doanh nghiệp nhận diện rõ chu kỳ tiêu hao theo mùa và xác định xu hướng tiêu hao của Quý I năm trước.

Dữ liệu này phải trả lời được các câu hỏi:

• Tháng 1 – tháng 2 năm trước tiêu hao tăng hay giảm?

• Có thay đổi nào về sản phẩm, bao bì hoặc quy cách khiến tiêu hao thay đổi?

• Nhóm vật tư nào tăng mạnh khi sản lượng tăng?

• Có lô vật tư nào năm trước gây tăng tiêu hao bất thường?

Chỉ khi hiểu rõ mô hình tiêu hao của năm hiện tại và năm trước, doanh nghiệp mới có thể dự báo chính xác mức dự phòng cần thiết cho Quý I năm sau.

 

>> Xem thêm tại 5 Yếu Tố Khiến Tồn Kho Cuối Năm Sai Lệch

 

 

2. Dự Báo Sản Lượng Dựa Trên Kế Hoạch Kinh Doanh

Quý I không phải lúc nào cũng có sản lượng ổn định. Một số doanh nghiệp tăng sản lượng ngay sau Tết vì nhu cầu thị trường mạnh, trong khi một số ngành lại giảm vì khách hàng chưa quay lại hoặc vì nhân sự nghỉ dài ngày.

Khi lập cách ước tính số lượng vật tư cần dự phòng cho Quý I năm sau, doanh nghiệp phải làm rõ:

• Sản lượng tháng 1 → thường thấp, nhưng phụ thuộc vào tiến độ trước Tết.

• Sản lượng tháng 2 → biến động mạnh do lịch quay lại của nhân sự.

• Sản lượng tháng 3 → thường tăng mạnh, chiếm tỷ lệ lớn trong Quý I.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần xem xét:

• kế hoạch tung sản phẩm mới;

• thay đổi quy cách bao bì;

• thay đổi định mức tiêu hao;

• kế hoạch bảo trì máy móc đầu năm.

Khi đã có sản lượng dự kiến, doanh nghiệp tính nhu cầu vật tư như sau:

Nhu cầu vật tư theo sản lượng = Sản lượng dự kiến × định mức tiêu hao từng mã

Đây là bước quan trọng nhất để xác định lượng dự phòng sát với thực tế vận hành.

 

 

3. Tính Chu Kỳ Giao Hàng Thực Tế Sau Tết 

Trong Quý I, chu kỳ giao hàng thường không ổn định vì nhiều nhà cung cấp:

• chưa hoạt động lại đúng công suất,

• bị thiếu nhân công,

• ưu tiên xử lý đơn hàng tồn,

• gặp khó khăn vận chuyển do nghỉ lễ.

Đây là lý do doanh nghiệp cần bổ sung chu kỳ giao hàng sau Tết vào công thức dự phòng.

PPESupply ghi nhận rằng trong nhiều năm, chu kỳ giao hàng tháng 2 thường dài hơn 30–50% so với bình thường. Điều này khiến doanh nghiệp dễ thiếu vật tư nếu không có dự trữ phù hợp.

Công thức tính:

Dự trữ theo chu kỳ = Nhu cầu tiêu hao/ngày × thời gian giao hàng tối đa

Nếu thời gian giao hàng sau Tết dự kiến là 12 ngày, nhu cầu tiêu hao mỗi ngày là 220 cuộn → doanh nghiệp cần tối thiểu:

220 × 12 = 2.640 cuộn chỉ để đáp ứng chu kỳ cung ứng.

 

>> Xem thêm tại Cách Tính Mức Tồn Kho An Toàn Cho Cuối Năm

 

 

4. Áp Dụng Hệ Số An Toàn (Safety Stock) 

Không thể ước tính nhu cầu Quý I mà không tính biên độ dao động tiêu hao. Đây là hệ số dự phòng cho những biến động bất ngờ:

• công nhân mới làm tăng tiêu hao,

• vật tư lô sau Tết kém ổn định,

• sản lượng tăng đột ngột,

• dây chuyền tăng tốc để bù đơn hàng dồn,

• thay đổi định mức tạm thời.

Mức hệ số an toàn (khuyến nghị):

• mức thấp: 10% (ngành ổn định, ít biến động),

• mức trung bình: 15–20% (đa số nhà máy),

• mức cao: 25–35% (mùa cao điểm, tiêu hao dao động lớn).

Công thức:

Dự phòng an toàn = (nhu cầu tiêu hao/ngày × chu kỳ giao hàng) × hệ số an toàn

Hệ số này quyết định khả năng doanh nghiệp không bị thiếu hàng ngay cả khi mọi yếu tố biến động xấu nhất.

 

 

5. Loại Trừ “Tồn Kho Không Khả Dụng” 

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp lấy toàn bộ số lượng tồn kho trước Tết để trừ vào số lượng cần mua cho Quý I mà không kiểm tra chất lượng.

Tuy nhiên, trong thực tế:

• màng co có thể bị chai mép,

• carton có thể hút ẩm và mềm,

• băng keo có thể giảm độ dính,

• tem nhãn bị cong hoặc bong mép,

• túi PE bị lão hóa.

Nếu không loại trừ “tồn kho không khả dụng”, lượng dự phòng sẽ bị thiếu nghiêm trọng.

PPESupply khuyến nghị doanh nghiệp kiểm tra:

• độ bền

• độ dính

• độ cứng

• độ ổn định bề mặt

• tình trạng bao bì

…trước khi xác định lượng tồn khả dụng.

Chỉ sau khi loại bỏ số lượng không dùng được, doanh nghiệp mới có thể tính đúng lượng cần dự phòng.

 

>> Xem thêm tại 3 Sai Lầm Thường Gặp Khi Lên Kế Hoạch Dự Trữ Vật Tư Cuối Năm

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Ước tính đúng lượng dự phòng giúp doanh nghiệp bước vào Quý I với sự chủ động và ổn định. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao đạt chuẩn, ổn định giữa các lô, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch dự phòng chính xác và khoa học.

PPESupply cung cấp:
– Vật tư ổn định giữa các lô, phù hợp dự trữ dài ngày sau Tết
– Hồ sơ lô rõ ràng giúp tính tồn kho khả dụng chính xác
– Tư vấn lập kế hoạch dự phòng theo sản lượng và chu kỳ cung ứng
– Hỗ trợ doanh nghiệp tại TPHCM trong suốt Quý I và mùa cao điểm

Với lượng dự phòng đúng và vật tư đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể duy trì sản xuất liên tục và tối ưu chi phí trong giai đoạn đầu năm.

Tags: