Cuối năm là giai đoạn doanh nghiệp sản xuất chịu nhiều biến động nhất: sản lượng tăng cao, thời gian giao hàng kéo dài, nhiều nhà cung cấp tạm ngừng hoạt động, nhu cầu thị trường thay đổi nhanh và rủi ro sai lệch tiêu hao tăng mạnh do dây chuyền vận hành với cường độ lớn. Chính vì vậy, PPESupply cho rằng việc xác định mức tồn kho an toàn trở thành yếu tố sống còn để doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu vật tư, gián đoạn sản xuất hoặc buộc phải mua gấp với giá cao.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn tính mức tồn kho an toàn theo cảm tính, dẫn đến hai tình trạng cực đoan: tồn kho quá thấp khiến sản xuất bị đứt đoạn hoặc tồn kho quá cao gây áp lực chi phí và rủi ro vật tư hư hỏng. Việc xây dựng cách tính mức tồn kho an toàn cho cuối năm phải dựa trên dữ liệu, chu kỳ cung ứng và đặc thù của từng nhóm vật tư tiêu hao.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết với 5 nội dung trọng tâm giúp doanh nghiệp xác định mức tồn kho an toàn chính xác và linh hoạt trong mùa cao điểm cuối năm.

 

 

1. Xác Định Nhu Cầu Tiêu Hao Trung Bình Theo Ngày

Để tính mức tồn kho an toàn, doanh nghiệp cần biết số lượng vật tư tiêu hao trung bình mỗi ngày. Đây là chỉ số cơ bản nhưng nhiều doanh nghiệp lại chỉ tính theo tháng hoặc theo sản lượng trung bình chung, dẫn đến sai lệch lớn.

Nhu cầu tiêu hao trung bình theo ngày phải được tính dựa trên:

• dữ liệu tiêu hao của ít nhất 3–6 tháng gần nhất;

• dữ liệu tiêu hao theo từng dây chuyền để tránh lấy trung bình sai lệch;

• mức tăng tiêu hao trong mùa cao điểm;

• sản lượng dự kiến tăng thêm trong tháng 11 – 12.

Công thức:

Nhu cầu tiêu hao trung bình/ngày = Tổng mức tiêu hao trong kỳ ÷ số ngày sản xuất thực tế

Chỉ số này giúp doanh nghiệp xác định được lượng vật tư tối thiểu cần có mỗi ngày để đáp ứng sản xuất. Sai lệch ở bước này sẽ kéo theo sai lệch toàn bộ kế hoạch tồn kho cuối năm.

 

>> Xem thêm tại Cách Phân Bổ Nguồn Vốn Hợp Lý Cho Các Nhóm Vật Tư Tiêu Hao Khác Nhau

 

 

2. Tính Chu Kỳ Giao Hàng Thực Tế Của Nhà Cung Cấp 

Cuối năm, thời gian giao hàng thường kéo dài hơn nhiều so với bình thường: nhà cung cấp quá tải, vận chuyển chậm, hoặc phải chia nhỏ đơn. Nhiều doanh nghiệp vẫn dùng chu kỳ giao hàng trung bình của cả năm để tính tồn kho, nhưng điều này không phản ánh đúng rủi ro mùa cao điểm.

Để tính mức tồn kho an toàn cho cuối năm, doanh nghiệp cần xác định:

• thời gian giao hàng nhanh nhất trong mùa cao điểm;

• thời gian giao hàng chậm nhất;

• khả năng chia nhỏ đơn hàng của nhà cung cấp;

• thời điểm nhà cung cấp ngừng nhận đơn trước Tết;

• thời điểm nhà cung cấp bắt đầu giao hàng lại sau Tết.

Công thức cốt lõi:

Tồn kho theo chu kỳ = Nhu cầu tiêu hao/ngày × thời gian giao hàng dài nhất

PPESupply ghi nhận rằng vào tháng 12 – tháng 1, chu kỳ giao hàng có thể kéo dài gấp 1.5–2 lần. Nếu doanh nghiệp không tính yếu tố này, việc thiếu vật tư gần như chắc chắn sẽ xảy ra.

 

 

3. Tính Biên Độ Dao Động Tiêu Hao (Safety Factor) 

Trong mùa cao điểm, tiêu hao vật tư không hoàn toàn ổn định. Có nhiều nguyên nhân khiến tiêu hao thực tế tăng:

• dây chuyền chạy tăng ca liên tục;

• công nhân mới vào việc;

• vật tư lô cuối năm đôi khi có sai lệch nhẹ;

• sản phẩm thay đổi quy cách bao bì;

• thời gian giao hàng gấp dẫn đến pha trộn lô cũ – lô mới.

Do đó, doanh nghiệp phải bổ sung hệ số an toàn (Safety Factor) vào công thức tính tồn kho.

Mức khuyến nghị:

• sản xuất ổn định: +10%

• sản xuất theo mùa: +15–20%

• sản xuất cao điểm cuối năm: +20–30%

Công thức:

Tồn kho an toàn = (Nhu cầu tiêu hao/ngày × thời gian giao hàng dài nhất) × hệ số an toàn

Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp có thêm vùng đệm để tránh thiếu hàng khi biến động bất ngờ.

 

>> Xem thêm tại Kinh Nghiệm Xây Dựng Ngân Sách Vật Tư Tiêu Hao Cho Năm Tới

 

 

4. Kiểm Tra Chất Lượng Lô Tồn Kho Trước Khi Đưa Vào Kế Hoạch 

Một sai lầm lớn của nhiều doanh nghiệp là tính tồn kho cuối năm dựa trên số liệu phần mềm mà không kiểm tra chất lượng thực tế của vật tư tồn kho. Thực tế, một phần vật tư tồn kho có thể:

• bị ẩm (carton, tem nhãn);

• bị chai mép (màng co);

• bị giảm độ dính (băng keo);

• bị cong vênh (tem nhãn, túi PE).

Nếu doanh nghiệp không loại trừ phần vật tư lỗi, mức tồn kho trên giấy sẽ cao hơn thực tế. Điều này khiến kế hoạch dự trữ sai lệch nghiêm trọng.

PPESupply khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện:

• test nhanh từng lô tồn kho;

• kiểm tra bao bì, mép, độ dính, độ bền;

• đối chiếu hạn sử dụng nếu có;

• phân loại lại lô đạt – không đạt.

Sau khi loại bỏ lô không đạt, doanh nghiệp mới có con số tồn kho thực tế để đưa vào công thức tính.

 

 

5. Xây Dựng Mức Tồn Kho Đa Lớp (Multi-layer Stock)

Để tăng độ an toàn và linh hoạt, nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình tồn kho đa lớp, đặc biệt trong ngành đóng gói – sản xuất hàng tiêu dùng – logistics.

Mô hình gồm 3 lớp:

1. Lớp tồn kho tối thiểu (Minimum Stock)

Mức tối thiểu để dây chuyền không bị dừng lại.

2. Lớp tồn kho làm việc (Working Stock)

Mức tồn kho dùng để sản xuất trong chu kỳ giao hàng bình thường.

3. Lớp tồn kho an toàn cuối năm (Year-End Safety Stock)

Lớp tồn kho đặc biệt dành cho tháng 11–12 và tháng 1–2, đảm bảo sản xuất ổn định bất chấp biến động giao hàng.

Mô hình này giúp doanh nghiệp:

• không bị dừng dây chuyền

• không phải mua gấp với giá cao

• đảm bảo chất lượng ổn định giữa các lô

• dễ dàng quản lý tiêu hao theo từng giai đoạn

PPESupply nhận thấy những doanh nghiệp áp dụng mô hình đa lớp thường giảm rủi ro thiếu hàng xuống dưới 5%.

 

>> Xem thêm tại Chiến Lược Mua Vật Tư Cuối Năm Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Một công thức tồn kho chính xác phải dựa trên dữ liệu, chất lượng lô và chu kỳ cung ứng thực tế. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao ổn định, hồ sơ lô rõ ràng và tư vấn mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp trong mùa cao điểm.

PPESupply cung cấp:
– Vật tư ổn định giữa các lô, phù hợp cho dự trữ dài hạn cuối năm
– Hồ sơ lô minh bạch giúp doanh nghiệp tính tồn kho thực chính xác
– Tư vấn thiết lập mức tồn kho an toàn và mô hình tồn kho đa lớp
– Hỗ trợ doanh nghiệp tại TPHCM trong suốt giai đoạn cao điểm cuối năm

Với mức tồn kho được tính đúng và vật tư đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể duy trì sản xuất liên tục, giảm chi phí và tránh rủi ro đứt hàng.

Tags: