Cuối năm luôn là giai đoạn nhạy cảm đối với doanh nghiệp sản xuất. Sản lượng tăng cao, khối lượng đơn hàng lớn hơn bình thường, nhiều nhà cung cấp bị quá tải, thời gian giao hàng kéo dài, thậm chí có nơi ngừng hoạt động để chuẩn bị nghỉ Tết. Đây cũng là thời điểm doanh nghiệp phải lập kế hoạch dự trữ vật tư để đảm bảo dây chuyền hoạt động liên tục. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp mắc phải sai lầm trong quá trình lập kế hoạch, khiến việc dự trữ hoặc quá thiếu, hoặc thừa quá nhiều, gây ảnh hưởng lớn đến chi phí và hiệu quả vận hành.

Việc hiểu rõ 3 sai lầm thường gặp khi lên kế hoạch dự trữ vật tư cuối năm sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch chính xác hơn, tránh rủi ro đứt hàng và tối ưu chi phí trong mùa cao điểm.

 

 

1. Chỉ Dựa Vào Kinh Nghiệm Mà Không Phân Tích Dữ Liệu Tiêu Hao Thực Tế

Nhiều doanh nghiệp cho rằng việc dự trữ vật tư cuối năm chỉ cần dựa vào kinh nghiệm của bộ phận kho hoặc tổ trưởng sản xuất. Tuy nhiên, kinh nghiệm chỉ hữu ích khi thị trường ổn định và sản lượng không biến động đáng kể. Trong thực tế, tiêu hao vật tư thay đổi theo rất nhiều yếu tố: sản lượng cuối năm tăng mạnh, thay đổi quy cách sản phẩm, thay đổi định mức, năng suất công nhân thay đổi, hoặc vật tư đầu vào không ổn định.

Sai lầm phổ biến nhất là lấy số lượng năm trước làm chuẩn cho năm nay, mà không phân tích:

• mức tăng/giảm sản lượng từng tháng trong năm hiện tại;

• mức tiêu hao thực tế theo lô, theo dây chuyền và theo ca;

• sự thay đổi định mức do thay khuôn, thay bao bì hoặc thay nhà cung cấp;

• mức chênh lệch tiêu hao trong mùa cao điểm.

Hậu quả của việc ước tính theo kinh nghiệm là doanh nghiệp rất dễ rơi vào hai tình trạng:
thiếu vật tư (khi sản lượng tăng mạnh) hoặc tồn kho quá nhiều (khi sản lượng giảm).

PPESupply ghi nhận rằng những doanh nghiệp lập kế hoạch dựa trên dữ liệu chi tiết có mức chênh lệch dự báo thấp hơn 10%, trong khi doanh nghiệp chỉ dựa vào kinh nghiệm thường lệch tới 20–30%.

Dữ liệu là yếu tố nền tảng giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu và xây dựng kế hoạch dự trữ tối ưu.

 

>> Xem thêm tại Kinh Nghiệm Xây Dựng Ngân Sách Vật Tư Tiêu Hao Cho Năm Tới

 

 

2. Không Tính Đến Chu Kỳ Cung Ứng Trong Mùa Cao Điểm Và Thời Gian Nghỉ Tết

Một sai lầm nghiêm trọng khác là chỉ tính số lượng cần dùng, mà không tính đến thời gian giao hàng. Cuối năm, hầu hết nhà cung cấp đều bị quá tải, thời gian giao kéo dài gấp 1.5–2 lần so với bình thường. Một số đơn vị còn ngừng sản xuất sớm để chuẩn bị cho kỳ nghỉ Tết, khiến doanh nghiệp không thể đặt bổ sung vào tháng 1 hoặc tháng 2.

Việc không dự trù thời gian giao hàng dẫn đến rủi ro lớn:

• đơn hàng giao trễ khiến dây chuyền thiếu vật tư;

• vật tư bị giao đứt đoạn, lô đầu đạt lô sau không đạt;

• doanh nghiệp không kịp xử lý khi lô vật tư bị lỗi;

• chi phí tăng do phải mua bù gấp với giá cao.

Khi lập kế hoạch cuối năm, doanh nghiệp cần tính được:

• thời gian giao hàng trung bình của nhà cung cấp vào mùa cao điểm;

• mức độ ổn định giữa các lô;

• thời điểm nhà cung cấp đóng đơn nghỉ Tết;

• khả năng giao hàng sau Tết;

• mức dự trữ an toàn tối thiểu.

PPESupply thường khuyến nghị khách hàng tăng mức dự trữ lên 4–6 tuần sản xuất trong giai đoạn cuối năm, nhằm đảm bảo dây chuyền không bị gián đoạn trước – trong – sau Tết.

Đây là yếu tố chiến lược, nhưng nhiều doanh nghiệp lại quên tính đến, dẫn đến việc dự báo thiếu chính xác và gặp rủi ro đứt hàng ngay thời điểm cao điểm nhất.

 

 

3. Không Đánh Giá Chất Lượng Lô Tồn Kho Và Lô Mới Trước Khi Đưa Vào Sản Xuất

Sai lầm phổ biến thứ ba là coi mọi lô vật tư đều đạt chất lượng như nhau, dẫn đến việc đưa lô tồn kho hoặc lô mới vào sản xuất mà không test nhanh chất lượng. Thực tế, chất lượng vật tư tiêu hao dễ bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, độ ẩm, điều kiện bảo quản hoặc sự biến động trong sản xuất của nhà cung cấp.

Một số rủi ro thường gặp:

• màng co tồn kho lâu bị chai mép, dễ rách;

• băng keo bị giảm độ dính do nhiệt độ kho cao;

• carton bị mềm do hút ẩm;

• tem nhãn bị cong, cuộn bị lệch lớp.

Nếu doanh nghiệp không kiểm tra chất lượng trước khi lên kế hoạch, việc dự trữ số lượng nhiều cũng không đảm bảo rằng vật tư đó sử dụng được trong sản xuất.

PPESupply luôn khuyến nghị doanh nghiệp thực hiện quy trình test nhanh vật tư trước khi nhập kho và trước khi đưa lô tồn kho vào sử dụng:

• kéo thử màng co;

• kéo giật băng keo;

• ép cạnh carton;

• kiểm tra độ bám tem nhãn.

Chỉ cần một lô không đạt chất lượng, mức tiêu hao có thể tăng 15–20% chỉ trong vài ngày. Điều này khiến kế hoạch dự trữ bị sai lệch hoàn toàn, dù số lượng dự trữ là đúng ở mức tính toán ban đầu.

Do đó, đánh giá chất lượng lô tồn và lô mới là yêu cầu bắt buộc khi lập kế hoạch dự trữ cuối năm

 

>> Xem thêm tại Đánh Giá Độ Bền Của Vật Tư Tiêu Hao Tại PPESupply

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Một kế hoạch dự trữ chính xác cần dựa trên dữ liệu, chu kỳ cung ứng và chất lượng lô vật tư. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao ổn định giữa các lô, giúp doanh nghiệp tự tin dự báo và dự trữ cho mùa cao điểm cuối năm.

PPESupply cung cấp:
– Vật tư có độ ổn định cao, giảm rủi ro khi dự trữ dài hạn
– Hồ sơ lô rõ ràng, giúp doanh nghiệp tính toán tiêu hao chính xác
– Tư vấn dự báo nhu cầu và mức tồn kho an toàn
– Đồng hành với doanh nghiệp tại TPHCM trong mùa cao điểm cuối năm

Với kế hoạch dự trữ đúng và vật tư đạt chuẩn, doanh nghiệp có thể duy trì sản xuất liên tục, giảm chi phí và tránh mọi rủi ro gián đoạn.

Tags: