Tồn kho cuối năm là chỉ số quan trọng quyết định đến báo cáo tài chính, kế hoạch mua hàng, mức tiêu hao và chiến lược vận hành cho năm tiếp theo. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng tồn kho trên giấy hoàn toàn khác với tồn kho thực tế. Sự sai lệch này không chỉ gây khó khăn cho kiểm kê mà còn làm sai lệch kế hoạch dự trữ, khiến doanh nghiệp hoặc phải dừng dây chuyền do thiếu vật tư, hoặc phải xử lý lượng tồn quá lớn không còn phù hợp để sử dụng.

Để tránh những sai sót này, doanh nghiệp cần hiểu rõ 5 yếu tố khiến tồn kho cuối năm sai lệch và xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ ngay từ đầu năm đến giai đoạn cao điểm cuối năm.

 

 

1. Không Kiểm Tra Chất Lượng Lô Tồn Trước Khi Ghi Nhận 

Một trong những sai lệch lớn nhất đến từ việc doanh nghiệp coi mọi vật tư tồn kho đều sử dụng được. Trên thực tế, nhiều loại vật tư tiêu hao dễ bị hư hỏng khi lưu kho dài ngày:

• màng co bị chai mép hoặc bị giòn,

• băng keo giảm độ dính khi gặp nhiệt,

• carton mềm khi hút ẩm,

• tem nhãn bị cong vênh hoặc bong mép,

• túi PE bị biến dạng hoặc giảm độ dai.

Nếu tồn kho không được kiểm tra chất lượng nhưng vẫn được ghi nhận là “tồn kho khả dụng”, doanh nghiệp sẽ có con số tồn kho ảo, dẫn đến:

• ước tính dự trữ sai,

• mua thiếu vật tư cho mùa cao điểm,

• tiêu hao tăng do vật tư cũ chất lượng không đạt.

PPESupply ghi nhận rằng gần 20–30% sai lệch tồn kho tại các nhà máy đến từ việc không đánh giá chất lượng vật tư tồn trước khi kiểm kê.

 

>> Xem thêm tại Cách Tối Ưu Kho Cuối Năm Để Giảm Hao Hụt Vật Tư Tiêu Hao

 

 

2. Sai Lệch Do Cấp Phát Không Ghi Nhận 

Trong thực tế vận hành, không phải tất cả vật tư cấp phát đều được ghi nhận đầy đủ. Các lỗi phổ biến:

• cấp phát gấp nhưng quên cập nhật hệ thống,

• xuất kho thử nghiệm, xuất kho mẫu nhưng không ghi sổ,

• lấy vật tư từ thùng lẻ mà không cập nhật số lượng,

• luân chuyển nội bộ giữa các dây chuyền nhưng không ghi nhận.

Những sai lệch nhỏ này nếu diễn ra liên tục trong 12 tháng sẽ tạo ra sai lệch tồn kho rất lớn vào cuối năm. Đặc biệt với các vật tư tiêu hao chạy mạnh như màng co, băng keo, carton…, mức chênh lệch có thể lên đến vài chục phần trăm.

Để hạn chế sai sót này, nhiều doanh nghiệp chọn:

• quy định cấp phát theo lô,

• mỗi lần xuất – nhập phải gắn trách nhiệm cụ thể,

• kiểm soát số lượng theo ca hoặc theo dây chuyền,

• đối chiếu định kỳ với số liệu thực tế.

Điều này giúp hạn chế tình trạng “cấp phát vượt mà không ai biết”, dẫn đến tồn kho sai lệch cuối năm.

 

 

3. Không Theo Dõi Tồn Kho Theo Lô

Một sai lệch nguy hiểm khác đến từ việc tồn kho không được phân loại theo lô hàng. Khi doanh nghiệp trộn lẫn lô cũ – lô mới, nhiều vấn đề sẽ phát sinh:

• lô kém chất lượng bị dùng lẫn với lô đạt chuẩn, khiến tiêu hao tăng mà không biết nguyên nhân;

• lô cũ còn tồn nhưng không được ưu tiên dùng, dẫn đến hư hỏng khi lưu kho quá lâu;

• khi kiểm kê cuối năm, số lượng đúng nhưng chất lượng sai – tạo tồn kho không sử dụng được;

• khó truy nguyên khi có tranh chấp về chất lượng.

Đây là lý do PPESupply luôn nhấn mạnh việc quản lý vật tư theo từng lô và ghi đầy đủ mã lô – ngày giao – kết quả test đầu vào.

Quản lý theo lô cũng giúp doanh nghiệp xác định chính xác nhóm vật tư nào đang gây tiêu hao cao và điều chỉnh định mức kịp thời.

 

>> Xem thêm tại Chiến Lược Mua Vật Tư Cuối Năm Cho Doanh Nghiệp Sản Xuất

 

 

4. Điều Kiện Lưu Kho Không Ổn Định 

Điều kiện lưu kho ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng vật tư tiêu hao. Cuối năm, kho thường quá tải, sắp xếp tạm bợ, thông gió kém, nhiệt độ và độ ẩm thay đổi liên tục khiến vật tư bị biến chất.

Các ảnh hưởng phổ biến:

• carton hút ẩm → mềm, biến dạng → không dùng được;

• màng co gặp lạnh → giòn, dễ rách;

• băng keo gặp nóng → chảy keo, dính kém;

• tem nhãn lưu kho lâu → cong mép, bong keo;

• túi PE bị lão hóa → mất độ dai.

Khi chất lượng giảm mà số lượng vẫn được ghi ở mức “có thể dùng”, doanh nghiệp sẽ có tồn kho sai lệch. Đây là nguyên nhân khiến sản xuất thiếu vật tư dù kho vẫn báo còn nhiều.

Việc thiết lập khu vực lưu kho theo nhóm vật tư, duy trì độ ẩm – nhiệt độ ổn định, và kiểm tra tình trạng bao bì mỗi tháng giúp giảm đáng kể tình trạng này.

 

 

5. Không Đối Chiếu Tồn Kho Thực Tế Theo Chu Kỳ 

Nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm kê vào cuối năm, dẫn đến mọi sai lệch dồn lại trong 12 tháng. Khi đó, việc truy nguyên nguyên nhân là gần như không thể.

Tồn kho cuối năm sai lệch thường xuất phát từ:

• sai số tích lũy qua từng tháng,

• kiểm kê mắt thường không chính xác,

• chênh lệch số lượng giữa kho – sản xuất – tài chính,

• thiếu quy trình đối chiếu theo chu kỳ.

Để tồn kho cuối năm chính xác, doanh nghiệp cần:

• kiểm kê theo chu kỳ (cycle count) hằng tuần hoặc hằng tháng,

• đối chiếu số liệu lô với mức tiêu hao thực tế,

• phân tích sự khác biệt ngay khi phát hiện sai lệch nhỏ,

• có quy trình điều chỉnh số liệu minh bạch.

PPESupply nhận thấy những doanh nghiệp thực hiện cycle count ổn định thường có sai lệch tồn kho cuối năm dưới 3%, trong khi doanh nghiệp chỉ kiểm kê cuối năm có sai lệch lên đến 20–30%.

 

>> Xem thêm tại Kinh Nghiệm Xử Lý Sai Lệch Khi Kiểm Kê Vật Tư Tiêu Hao Cuối Năm

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Tồn kho cuối năm chính xác giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất – mua hàng – ngân sách hiệu quả hơn. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao ổn định giữa các lô, hồ sơ rõ ràng và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tồn kho một cách khoa học.

PPESupply cung cấp:
– Vật tư ổn định và có hồ sơ lô minh bạch để đối chiếu tồn kho
– Tư vấn tổ chức kiểm kê theo chu kỳ để giảm sai lệch cuối năm
– Hỗ trợ xác định mức tồn kho khả dụng và loại trừ tồn kho hư hỏng
– Đồng hành cùng doanh nghiệp tại TPHCM trong quản lý tiêu hao và dự trữ cuối năm

Khi tồn kho được kiểm soát đúng, doanh nghiệp có thể tự tin bước vào mùa cao điểm mà không lo thiếu vật tư hoặc dồn chi phí tồn kho quá lớn.

Tags: