Trong mọi hoạt động sản xuất quy mô nhỏ hay lớn, kho vật tư tiêu hao luôn là nơi có mức độ biến động cao nhất. Vật tư xuất – nhập theo từng ca, từng ngày, từng đơn hàng; cùng một loại vật tư nhưng có thể đến từ nhiều lô khác nhau, thời gian lưu kho khác nhau và chất lượng cũng thay đổi theo thời gian. Nếu doanh nghiệp không kiểm kê kho đúng cách, chênh lệch tồn kho sẽ dần tích tụ, dẫn đến những sai lệch lớn trong báo cáo cuối kỳ, gây khó khăn trong dự báo nhu cầu và khiến chi phí tiêu hao tăng bất thường.

Đây là lý do vì sao các doanh nghiệp đang hợp tác cùng PPESupply luôn duy trì quy trình kiểm kê kho hàng tháng một cách nghiêm túc. Kiểm kê không chỉ để đối chiếu số liệu, mà còn để đánh giá chất lượng vật tư, phát hiện rủi ro lưu kho, tối ưu kế hoạch mua hàng và hạn chế tối đa thất thoát trong vận hành.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết — đầy đủ, chuyên nghiệp — giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê kho vật tư tiêu hao hàng tháng một cách hiệu quả và hệ thống.

 

 

1. Chuẩn Bị Trước Khi Kiểm Kê 

 

Kiểm kê muốn chính xác phải bắt đầu từ khâu chuẩn bị. Đây là bước nhiều doanh nghiệp xem nhẹ, nhưng lại quyết định trực tiếp đến tốc độ, độ chính xác và mức độ thống nhất của toàn bộ quá trình kiểm kê.

Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp nên thực hiện các nhiệm vụ sau:

1. Rà soát danh mục vật tư hiện có trong kho
   Liệt kê toàn bộ mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, đặc tính và thời gian nhập kho. Điều này giúp đội kiểm kê nắm được số lượng mã cần kiểm tra cũng như mức độ ưu tiên.

2. Tập hợp chứng từ liên quan
   Bao gồm phiếu nhập – phiếu xuất – biên bản kiểm đếm – đơn mua hàng trong tháng. Các chứng từ này là cơ sở đối chiếu khi có chênh lệch.

3. Phân công rõ vai trò kiểm kê
   Thường gồm 3 nhóm: nhóm đếm thực tế, nhóm ghi nhận số liệu và nhóm đối chiếu. Mỗi nhóm cần chịu trách nhiệm cho từng khu vực cụ thể để tránh chồng chéo.

4. Lập sơ đồ kho tạm thời phục vụ kiểm kê
   Cập nhật vị trí của từng loại vật tư theo khu vực để quá trình kiểm kê diễn ra nhanh chóng và mạch lạc.

5. Chuẩn bị dụng cụ đo – đếm chuyên dụng
   Với vật tư dạng cuộn, mét, kg hoặc dạng kiện, cần có thiết bị đo phù hợp để đảm bảo tính chính xác.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi kiểm kê giúp quá trình diễn ra gọn gàng, hạn chế sai sót và giảm tối đa thời gian gián đoạn hoạt động kho.

>> Xem thêm tại Cách Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao Hàng Tháng

 

2. Tiến Hành Kiểm Tra Số Lượng Theo Lô

 

Kiểm kê số lượng vật tư không chỉ đơn giản là “đếm số bao nhiêu”. Bởi vật tư tiêu hao thường đến từ nhiều lô khác nhau, được sử dụng theo nhiều đợt và có vòng đời khác biệt. Nếu doanh nghiệp kiểm kê tổng số lượng mà không theo lô, sẽ không thể phát hiện tồn kho lâu, tồn kho lỗi hoặc tồn kho có thông tin sai.

Để quá trình Kiểm Tra Số Lượng Vật Tư đạt mức chính xác cao, doanh nghiệp cần:

1. Kiểm kê theo từng lô hàng
   Mỗi lô cần được đếm riêng biệt. Việc này giúp đối chiếu chính xác với phiếu nhập và tránh nhầm lẫn giữa các lô cũ – mới.

2. Ghi nhận số lượng theo từng đơn vị
   Với vật tư dạng cuộn: ghi số cuộn + chiều dài.
   Với vật tư dạng thùng: ghi số thùng + số lượng trong mỗi thùng.
   Với vật tư dạng túi: ghi số túi + trọng lượng (nếu cần).

3. So sánh ngay với sổ kho khi đếm
   Người ghi sổ cần đối chiếu ngay với danh sách để phát hiện chênh lệch tại chỗ, tránh sai sót kéo dài đến cuối buổi.

4. Xử lý vật tư không còn nguyên đai kiện
   Những vật tư đã mở, dùng dở hoặc hư hỏng cần được ghi chú rõ ràng để làm căn cứ đánh giá tiêu hao và chất lượng.

Phương pháp kiểm kê theo lô là nền tảng quan trọng của quá trình đối chiếu tồn kho hàng tháng. Nếu làm đúng bước này, doanh nghiệp có thể loại bỏ đến 90% sai lệch phát sinh.

 

 

3. Rà Soát Chất Lượng 

 

Kiểm kê số lượng có thể cho biết “vật tư còn bao nhiêu”, nhưng kiểm kê chất lượng sẽ cho biết “vật tư còn dùng tốt hay không”. Đây là phần mà nhiều doanh nghiệp bỏ qua, dẫn đến việc tồn kho đủ số lượng nhưng tỉ lệ lỗi trong sản xuất lại tăng cao.

Khi Rà Soát Kho Định Kỳ, doanh nghiệp nên xem xét:

1. Độ bền – độ đàn hồi – khả năng sử dụng của vật tư
   Ví dụ: băng keo bị khô keo, tem nhãn bị cong mép, màng bọc bị xỉn màu hoặc rách nhẹ.

2. Dấu hiệu ẩm mốc, biến dạng hoặc đổi màu
   Đây là rủi ro thường gặp khi vật tư lưu kho quá lâu hoặc bảo quản không đúng điều kiện.

3. Vật tư xuống cấp theo mép hoặc theo cuộn
   Với vật tư dạng cuộn, mép cuộn thường xuống cấp trước.

4. Tình trạng bao bì bảo quản
   Bao bì rách, bụi bẩn hoặc ẩm cũng là dấu hiệu vật tư dễ bị ảnh hưởng.

5. Ngày nhập – tuổi kho – nguy cơ hết hạn sử dụng
   Xác định những lô cần ưu tiên dùng trong tháng sau.

Việc đánh giá chất lượng giúp doanh nghiệp tránh đưa những vật tư không đạt chuẩn vào dây chuyền, giảm lỗi, giảm chi phí làm lại và tối ưu mức tiêu hao thực tế.

 

>> Xem thêm tại 4 Cách Giúp Phòng Vật Tư Kiểm Soát Hao Phí Mà Không Làm Gián Đoạn Sản Xuất

 

 

4. Ghi Nhận Chênh Lệch

 

Trong bất kỳ lần kiểm kê nào, chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số lượng thực tế là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là ghi nhận đúng – phân tích đúng – điều chỉnh đúng.

Trong quá trình Thống Kê Vật Tư Tiêu Hao, doanh nghiệp cần:

1. Phân loại chênh lệch

   • Chênh lệch do hao hụt tự nhiên

   • Chênh lệch do sai sót ghi nhận xuất – nhập

   • Chênh lệch do cấp phát sai

   • Chênh lệch do vật tư hư hỏng nhưng chưa cập nhật

   • Chênh lệch do thừa – thiếu vật tư thực tế

2. Phân tích nguyên nhân cốt lõi
   Không chỉ ghi vào báo cáo, mà cần biết nguyên nhân xảy ra ở ca nào, lô nào, vị trí nào trong kho.

3. Xác định giá trị tài chính của chênh lệch
   Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ ảnh hưởng đến chi phí tiêu hao trong tháng.

4. Đề xuất biện pháp phòng ngừa tái diễn
   Tái lập quy trình ghi nhận, rà soát quy trình cấp phát hoặc điều chỉnh lưu kho.

Một báo cáo chênh lệch chi tiết giúp doanh nghiệp hiểu rõ hiệu quả vận hành kho trong tháng và tối ưu hệ thống trong những chu kỳ tiếp theo.

 

 

5. Tổng Hợp Báo Cáo

 

Kết thúc kiểm kê, doanh nghiệp cần lập báo cáo đầy đủ và gửi đến các bộ phận liên quan như vật tư, kế toán, sản xuất và quản lý. Báo cáo này nên bao gồm cả dữ liệu định lượng lẫn phân tích định tính.

Một báo cáo kiểm kê hoàn chỉnh cần có:

• Tồn thực tế theo từng mã – từng lô

• Tình trạng chất lượng vật tư

• Chênh lệch số lượng (thừa – thiếu – nguyên nhân)

• Phân tích nguyên nhân cốt lõi của chênh lệch

• Đề xuất kế hoạch tiêu thụ hoặc ưu tiên sử dụng lô tồn lâu

• Tư vấn kế hoạch đặt hàng trong tháng kế tiếp

• Ghi chú những vấn đề cần cải thiện trong kho

Bằng cách tổng hợp đầy đủ dữ liệu này, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức đặt hàng, giảm tồn kho không cần thiết, tối ưu chi phí và tăng độ chính xác khi dự báo mức tiêu hao của tháng sau.

 

>> Xem thêm tại Làm Thế Nào Để Giảm 20% Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao Mỗi Quý

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM

Nếu doanh nghiệp của bạn muốn duy trì số liệu kiểm kê chính xác và hạn chế tối đa chênh lệch trong quá trình đối chiếu tồn kho hằng tháng, chất lượng vật tư ổn định là yếu tố bắt buộc. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao có tính ổn định cao giữa các lô hàng và hỗ trợ đầy đủ dữ liệu giao nhận để doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát vòng đời vật tư theo từng kỳ.

PPESupply cung cấp:

• Chất lượng vật tư ổn định – đồng nhất giữa các lô

• Lịch giao hàng rõ ràng, hỗ trợ tốt cho kiểm kê và đối chiếu tồn kho

• Dữ liệu giao nhận minh bạch theo từng kỳ đặt hàng

• Tư vấn mức tồn kho an toàn theo đặc thù từng doanh nghiệp

• Đồng hành dài hạn với các nhà máy và xưởng sản xuất tại TPHCM

Nhờ sự hỗ trợ nhất quán, doanh nghiệp có thể duy trì kiểm kê chính xác, hạn chế rủi ro hao hụt và tối ưu chi phí tiêu hao mỗi tháng.

Tags: