Cách Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao Hàng Tháng

rong môi trường kinh doanh có tốc độ vận hành cao như hiện nay, nhiều doanh nghiệp và chủ shop vẫn gặp khó khăn trong việc Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao mỗi tháng. Chi phí cho vật tư tiêu hao nhỏ nhưng xuất hiện ở mọi khâu vận hành, từ đóng gói, lưu kho, giao hàng cho tới dịch vụ sau bán. Nếu không có kế hoạch rõ ràng, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng hết vật tư đột ngột, phát sinh chi phí ngoài dự kiến hoặc tồn kho quá nhiều gây lãng phí vốn.

Bài viết này sẽ giúp bạn biết cách xây dựng một kế hoạch mua sắm khoa học, dễ áp dụng và phù hợp cho cả hộ kinh doanh nhỏ, shop online đến doanh nghiệp lớn. Đồng thời, PPESupply – thương hiệu cung cấp vật tư tiêu hao uy tín – cũng sẽ được lồng ghép tự nhiên như một giải pháp hỗ trợ khi bạn cần nguồn cung ổn định.

 

 

1. Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao Hàng Tháng?

 

Một trong những lý do quan trọng nhất để thực hiện Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao là giúp doanh nghiệp duy trì được nhịp vận hành liên tục. Khi vật tư thiếu hụt, mọi hoạt động đều bị chậm lại: đóng gói ngưng trệ, giao hàng chậm trễ, khách hàng không hài lòng. Ngược lại, khi mua quá nhiều, bạn lại chôn vốn vào những vật tư chưa cần dùng đến.

Kế hoạch mua sắm hợp lý mang lại ba giá trị chính:

 

1.1 Giảm Lãng Phí Và Kiểm Soát Chi Phí

Khi doanh nghiệp có kế hoạch rõ ràng, việc kiểm soát chi phí vật tư tiêu hao trở nên dễ dàng hơn. Bạn biết cần dùng bao nhiêu, mức tồn kho an toàn ra sao và khi nào cần đặt mua mới. Điều này hạn chế được tình trạng thất thoát hoặc tiêu dùng vượt mức.

 

1.2 Tạo Sự Chủ Động Trong Vận Hành

Dựa trên kế hoạch, các bộ phận liên quan có thể chủ động trong công việc. Không còn cảnh sát giờ chót khi vật tư hết hoặc phải mua gấp với giá cao. Điều này đặc biệt quan trọng trong ngành thương mại điện tử – nơi tốc độ xử lý đơn hàng quyết định trải nghiệm khách hàng.

 

1.3 Dễ Dự Toán Chi Phí Hàng Tháng

Khi Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao, doanh nghiệp dễ dàng dự báo được tổng chi phí dự kiến trong tháng. Việc này không chỉ giúp quản trị dòng tiền tốt hơn mà còn hỗ trợ bộ phận tài chính trong việc lập ngân sách quý.

PPESupply luôn khuyến khích khách hàng xây dựng kế hoạch mua sắm định kỳ để hạn chế rủi ro phụ thuộc nguồn cung và giúp quá trình kiểm soát chi phí minh bạch hơn.

 

>> Xem thêm tại Cách Các Doanh Nghiệp Lớn Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao Hiệu Quả

 

 

2. Xác Định Danh Mục Vật Tư Tiêu Hao Cần Thiết Mỗi Tháng

 

Để Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao, bước đầu tiên là xác định rõ danh mục vật tư mà doanh nghiệp sử dụng. Mỗi ngành nghề sẽ khác nhau, nhưng nguyên tắc chung là phân loại theo mục đích sử dụng để dễ theo dõi.

 

2.1 Phân Theo Công Đoạn Vận Hành

• Đóng gói – giao hàng

• Lưu kho – bảo quản hàng hóa

• Sản xuất – gia công

• Quầy bán hàng – vận hành cửa hàng

Cách phân loại này giúp bạn biết công đoạn nào tiêu tốn nhiều vật tư để có điều chỉnh hợp lý.

 

2.2 Phân Theo Tần Suất Sử Dụng

• Dùng mỗi ngày

• Dùng theo số lượng đơn hàng

• Dùng định kỳ

Doanh nghiệp thường bỏ qua phân loại này, dẫn đến khó dự đoán nhu cầu và đánh giá sự thay đổi tiêu hao theo mùa.

 

2.3 Xác Định Danh Mục Chính Yếu

Đây là những vật tư cần mua mỗi tháng với số lượng ổn định. Nhóm này sẽ được đưa vào bảng kế hoạch cố định, giúp bạn đảm bảo luôn đủ cho các hoạt động cốt lõi.

Việc xác định rõ danh mục giúp bạn chủ động ước lượng tồn kho tối ưu mỗi tháng. PPESupply có thể hỗ trợ doanh nghiệp thống kê tiêu hao trung bình để bạn lên kế hoạch chuẩn xác hơn.

 

 

3. Cách Tính Toán Lượng Tiêu Hao Hàng Tháng Một Cách Đơn Giản

 

Rất nhiều doanh nghiệp thực hiện Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao theo cảm tính: “Thấy ít thì đặt thêm, thấy nhiều thì giảm lại”. Đây là sai lầm lớn vì nó làm doanh nghiệp thiếu ổn định trong chi phí và khó kiểm soát tồn kho.

Dưới đây là phương pháp dễ áp dụng:

 

3.1 Áp Dụng Công Thức Tính Tiêu Hao Trung Bình

Công thức:

Tiêu hao trung bình = (Tổng lượng vật tư đã dùng trong 3 tháng gần nhất) / 3

Nếu doanh nghiệp mới thành lập, bạn có thể dựa vào số đơn hàng dự kiến.

 

3.2 Xác Định Tồn Kho An Toàn

Mỗi doanh nghiệp nên duy trì một lượng vật tư dự phòng để tránh gián đoạn vận hành.

Công thức đơn giản:

Tồn kho an toàn = Nhu cầu trung bình 7 ngày x 1,5

 

3.3 Tính Số Lượng Cần Mua

Số lượng cần mua = (Nhu cầu tháng + Tồn kho an toàn) – Tồn kho hiện tại

Phương pháp này giúp doanh nghiệp hạn chế việc tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, đồng thời tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng đến vận hành.

PPESupply thường được khách hàng đánh giá cao vì dữ liệu lịch sử đơn hàng được lưu lại rõ ràng, giúp doanh nghiệp tính toán tiêu hao chính xác hơn.

 

>> Xem thêm tại Vì Sao Doanh Nghiệp Tin Dùng PPESupply Suốt Nhiều Năm Liền?

 

 

4. Lập Bảng Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao Hàng Tháng

Để việc Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao được rõ ràng, doanh nghiệp nên lập bảng kế hoạch cố định theo cấu trúc sau:

• Tên vật tư

• Số lượng đã dùng tháng trước

• Tiêu hao trung bình

• Mức tồn kho hiện tại

• Tồn kho an toàn

• Số lượng cần mua trong tháng

• Ghi chú (nhu cầu tăng – giảm theo mùa)

Một bảng kế hoạch bài bản giúp doanh nghiệp:

• Cập nhật tình trạng vật tư theo thời gian thực

• Theo dõi mức độ tiêu hao bất thường

• Lên đơn đặt hàng đúng thời điểm

• Tránh việc lãng phí ngân sách

Nhiều khách hàng của PPESupply chia sẻ rằng khi áp dụng bảng kế hoạch này, họ giảm được 20–30% chi phí vật tư mỗi tháng nhờ tránh mua tràn lan.

 

 

5. Những Sai Lầm Khi Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao

Dù đã biết cách Lên Kế Hoạch Mua Sắm Vật Tư Tiêu Hao, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn do mắc phải những lỗi phổ biến:

• Không Theo Dõi Số Liệu Tiêu Hao Thực Tế

Một số chủ shop chỉ ước lượng số lượng cần dùng mà không theo dõi thực tế. Điều này khiến họ không biết đâu là mức tiêu hao chuẩn.

• Không Cập Nhật Kế Hoạch Theo Mùa

Các ngành như trái cây, nông sản, thời trang, thương mại điện tử đều có mùa cao điểm. Nếu kế hoạch không linh hoạt, doanh nghiệp dễ thiếu hụt vật tư.

• Mua Theo Cảm Tính Hoặc Dựa Vào Giá Rẻ

Giá rẻ đôi khi đi kèm chất lượng kém, gây ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh doanh nghiệp. Kế hoạch mua sắm cần ưu tiên ổn định và tiêu chuẩn hóa.

• Không Kiểm Soát Tồn Kho Nội Bộ

Vật tư tiêu hao dễ thất thoát nếu không kiểm kê định kỳ. Đây là lý do nhiều chủ shop cảm thấy “không hiểu sao tháng này dùng nhiều hơn bình thường”.

 

>> Xem thêm tại Dịch Vụ Hỗ Trợ Sau Bán Hàng Của PPESupply Có Gì Khác Biệt?

 

 

6. Để Kế Hoạch Mua Sắm Hiệu Quả – Cần Chọn Đúng Nhà Cung Cấp

Một bản kế hoạch tốt sẽ không phát huy tối đa hiệu quả nếu bạn không có nhà cung cấp ổn định. Đây cũng là lý do bạn nên chọn các đơn vị có tính chuyên nghiệp, như PPESupply.

PPESupply hỗ trợ doanh nghiệp bằng cách:

• Cung cấp vật tư ổn định – phù hợp nhu cầu đóng gói, vận hành

• Giao hàng nhanh, có lịch giao định kỳ cho doanh nghiệp

• Có dữ liệu lịch sử đơn hàng giúp khách hàng tính toán tiêu hao chuẩn

• Hỗ trợ tư vấn mức tồn kho tối ưu theo ngành hàng

Nhiều doanh nghiệp phản hồi rằng có lịch giao đều đặn mỗi tháng giúp họ duy trì vận hành ổn định, không còn lo bị gián đoạn vì hết vật tư vào giờ cao điểm.

Tags: