Trong bối cảnh chi phí vận hành ngày càng gia tăng, việc Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu lợi nhuận mà còn duy trì được sự cạnh tranh dài hạn. Vật tư tiêu hao là khoản nhỏ nhưng xuất hiện ở mọi mắt xích vận hành: đóng gói, lưu kho, xử lý đơn, bảo quản hàng hóa. Khi quản lý sai cách, chi phí tăng theo tháng, theo quý mà doanh nghiệp không hay biết.
Vậy làm thế nào để giảm ít nhất 20% chi phí vật tư tiêu hao mỗi quý mà vẫn đảm bảo chất lượng vận hành? Dưới đây là 4 chiến lược thực tế, đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng thành công.
1. Chuẩn Hóa Quy Trình Sử Dụng Để Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao Ngay Từ Bên Trong
Nhiều doanh nghiệp gặp tình trạng tiêu hao vượt mức chỉ vì không có quy trình chuẩn, dẫn đến mỗi nhân viên sử dụng một kiểu. Đây là sai lầm khiến chi phí tăng mà không có dữ liệu đối chiếu.
Để Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao, doanh nghiệp cần:
– Tạo tiêu chuẩn sử dụng cho từng loại vật tư
Mỗi vật tư cần một mức sử dụng cụ thể cho từng tình huống.
Ví dụ: một đơn hàng kích thước nhỏ chỉ nên dùng một lượng vật tư cố định, không tùy tiện tăng giảm.
– Đại hóa quy trình đóng gói, tránh làm theo thói quen cá nhân
Không ít nhân viên dùng vật tư “cho chắc”, hoặc “cho nhanh”, dẫn đến tiêu hao thừa.
– Tập huấn định kỳ
Chỉ cần đào tạo lại đội ngũ mỗi 2–3 tháng, mức tiêu hao có thể giảm 10–15%.
– Gắn chi phí vật tư với hiệu quả công việc
Có chỉ tiêu rõ ràng giúp nhóm vận hành ý thức tiết kiệm hơn.
Doanh nghiệp có quy trình chuẩn sẽ tiết kiệm 15–25% chi phí chỉ sau một quý mà không cần thay đổi nhà cung cấp hay cắt giảm chất lượng.
>> Xem thêm tại Cách Các Doanh Nghiệp Lớn Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao Hiệu Quả
2. Kiểm Soát Tồn Kho Thông Minh Để Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao Mỗi Chu Kỳ
Một sai lầm phổ biến khiến chi phí tăng là doanh nghiệp không quản lý tồn kho đúng cách:
– Lúc thì hết hàng gấp
– Lúc thì tồn kho quá nhiều
– Lúc thì mua dồn dẫn đến lãng phí hoặc xuống chất
Để Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao, doanh nghiệp cần:
– Xác định tồn kho an toàn
Đây là lượng tối thiểu cần có để không gián đoạn vận hành.
– Xác định điểm đặt hàng lại (Reorder Point)
Khi vật tư giảm đến mức này thì phải đặt ngay để tránh thiếu hụt.
– Áp dụng chu kỳ mua theo tháng hoặc theo tuần
Doanh nghiệp hoạt động mạnh nên đặt theo tuần để dễ kiểm soát.
Doanh nghiệp trung bình có thể đặt theo tháng.
– Dự toán theo mùa vụ
Thị trường thương mại điện tử luôn có mùa cao điểm (Back-to-school, sale cuối năm…).
Nếu không dự báo, bạn rất dễ rơi vào tình trạng thiếu vật tư gây chậm giao và chi phí phát sinh.
Những doanh nghiệp có hệ thống tồn kho rõ ràng thường giảm được 20–30% biến động chi phí sau mỗi quý. PPESupply cũng hỗ trợ khách hàng xây dựng bảng tồn kho an toàn và lịch giao cố định giúp doanh nghiệp không ôm hàng quá nhiều mà vẫn vận hành mượt.
3. Tối Ưu Kế Hoạch Mua Sắm Với Dữ Liệu Tiêu Hao Chính Xác Để Giảm 20% Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao
Đây là bí quyết quan trọng nhất: dùng dữ liệu để giảm chi phí thay vì dùng cảm tính.
Để Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao thông qua dữ liệu, bạn cần:
– Thu thập số liệu tiêu hao của 90 ngày gần nhất
3 tháng là khoảng thời gian đủ lớn để xác định mức tiêu hao trung bình, loại trừ sai lệch.
– Tính mức tiêu hao chuẩn cho từng loại vật tư
Công thức: Tiêu hao chuẩn = Tổng số dùng / Tổng số đơn
Khi có tiêu chuẩn rõ ràng, bạn biết ngay tháng nào dùng thừa, bộ phận nào dùng sai.
– Dùng số liệu để lập kế hoạch mua sắm
Không còn “ước lượng”, không còn “đặt thử”, không còn “sợ thiếu nên mua nhiều”.
Mà là đặt đúng số lượng cần dùng theo đúng nhu cầu thực tế.
– Kết hợp dữ liệu với lịch sử sử dụng
Những khách hàng của PPESupply thường dùng chính lịch sử mua hàng của mình để tính mức tiêu hao trung bình theo từng giai đoạn.
Một kế hoạch mua sắm dựa trên dữ liệu có thể giúp giảm 15–20% chi phí chỉ sau 1–2 chu kỳ.
>> Xem thêm tại Chính Sách Ưu Đãi Dành Riêng Cho Khách Hàng Lâu Năm
4. Chọn Nhà Cung Cấp Ổn Định Để Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao Một Cách Lâu Dài
Nhà cung cấp là yếu tố quyết định trong việc Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao mà nhiều doanh nghiệp không nhận ra. Một đơn vị thiếu ổn định có thể khiến doanh nghiệp:
-
Bị đứt hàng lúc cao điểm
-
Bị đặt hàng gấp với giá cao
-
Không có lịch sử đơn hàng để đối chiếu
-
Không được tư vấn mức tồn kho tối ưu
-
Gặp rủi ro khi vật tư không đồng bộ
Một nhà cung cấp uy tín như PPESupply có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí theo nhiều cách:
– Giao hàng đúng lịch, không để doanh nghiệp thiếu vật tư
Giảm rủi ro đặt hàng gấp – vốn là nguyên nhân đội chi phí cao nhất.
– Có lịch sử đơn hàng giúp khách hàng theo dõi tiêu hao
Từ đó lập kế hoạch chuẩn xác hơn.
– Tư vấn mức tồn kho an toàn theo ngành hàng
Mỗi ngành có mức tiêu hao khác nhau – PPESupply hỗ trợ dự toán theo thực tế.
– Đồng hành trong mùa cao điểm
Nhiều doanh nghiệp chia sẻ rằng chỉ cần có lịch giao cố định, mức tiêu hao đã giảm đáng kể vì không mua thừa hoặc mua thiếu.
Nhà cung cấp đúng = chi phí ổn định = vận hành mượt = không phát sinh phí ngoài kế hoạch.
Bạn Muốn Giảm 20% Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao Ngay Từ Quý Sau?
Nếu bạn muốn xây dựng hệ thống Giảm Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao một cách bài bản, tiết kiệm và có thể áp dụng ngay — PPESupply sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
PPESupply hỗ trợ doanh nghiệp:
-
Tư vấn mức tồn kho tối ưu theo ngành hàng
-
Giao hàng định kỳ, đúng lịch, không gián đoạn
-
Theo dõi lịch sử đơn hàng để tính mức tiêu hao chuẩn
-
Hỗ trợ dự báo mùa cao điểm
-
Tối ưu chi phí, giảm rủi ro hết hàng – dư hàng
Chỉ cần bạn cung cấp số lượng đơn trung bình mỗi tháng và danh mục vật tư đang dùng, PPESupply có thể giúp bạn tính ra mức tiêu hao chuẩn và lộ trình giảm chi phí ngay trong quý tới.
Bạn muốn mình viết tiếp chủ đề nào?
“Cách Xây Dựng Tồn Kho An Toàn Cho Doanh Nghiệp Bán Lẻ?”,
hay bạn có tiêu đề mới? Chỉ cần nói tiếp nhé!
