Thiếu vật tư ngay sau kỳ nghỉ Tết là tình trạng lặp đi lặp lại ở rất nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà máy sản xuất, kho vận và đơn vị có sử dụng nhiều vật tư tiêu hao. Điều đáng nói là tình trạng này không phải do doanh nghiệp không chuẩn bị, mà phần lớn xuất phát từ việc chuẩn bị chưa đúng cách và chưa đúng trọng tâm.
Nhiều doanh nghiệp vẫn tin rằng đã “chuẩn bị đủ trước Tết”, nhưng chỉ vài ngày sau khi quay lại làm việc, kho đã rơi vào tình trạng thiếu hụt cục bộ: thiếu băng keo, thiếu bao bì, thiếu vật tư phụ trợ, hoặc có vật tư nhưng không dùng được. Điều này gây gián đoạn sản xuất, phát sinh mua gấp và làm chi phí đầu năm tăng cao.
Để giải quyết triệt để, doanh nghiệp cần hiểu rõ nguyên nhân gốc rễ của việc thiếu vật tư sau Tết, thay vì chỉ xử lý ở phần ngọn.
1. Doanh Nghiệp Chuẩn Bị Vật Tư Theo “Trước Tết”, Không Theo “Sau Tết”
Nguyên nhân phổ biến nhất là doanh nghiệp chuẩn bị vật tư dựa trên nhu cầu trước Tết, mà không tính đến giai đoạn khởi động lại sau Tết. Hai giai đoạn này hoàn toàn khác nhau về tính chất sử dụng vật tư.
Trước Tết, vật tư được dùng cho:
-
hoàn thành đơn hàng cuối năm
-
đóng gói xuất hàng gấp
-
chạy theo tiến độ chốt doanh thu
Trong khi đó, sau Tết, vật tư lại phục vụ cho:
-
xử lý hàng tồn
-
vệ sinh kho xưởng
-
đóng gói lại, phân loại lại
-
chạy thử, điều chỉnh dây chuyền
-
xử lý các phát sinh nhỏ nhưng liên tục
Nếu doanh nghiệp chỉ chuẩn bị “đủ dùng trước Tết”, thì gần như chắc chắn sẽ thiếu vật tư cho giai đoạn sau Tết, dù tồn kho trên giấy tờ vẫn còn.
Đây là sai lệch tư duy rất phổ biến nhưng lại ít được nhận ra.
>> Xem thêm tại Đánh Giá Hiệu Quả Tiết Kiệm Vật Tư Tiêu Hao Sau Một Năm Hoạt Động
2. Có Vật Tư Nhưng Không Còn Sử Dụng Được Sau Thời Gian Nghỉ Dài
Một nguyên nhân khác khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng “thiếu vật tư” là vật tư vẫn còn trong kho nhưng không còn đủ điều kiện sử dụng.
Sau kỳ nghỉ Tết dài ngày, rất nhiều vật tư tiêu hao gặp các vấn đề như:
-
carton mềm, biến dạng do ẩm
-
băng keo giảm độ dính
-
tem nhãn bong keo, cong vênh
-
bao bì giấy bị ố, mốc nhẹ
-
vật tư lưu kho lâu bị lão hóa
Trên hệ thống, vật tư vẫn được ghi nhận là còn tồn. Nhưng trên thực tế, khi đưa ra sử dụng thì:
-
không đạt yêu cầu
-
gây lỗi đóng gói
-
làm tăng tỷ lệ hàng lỗi
-
buộc phải loại bỏ hoặc dùng tạm
Lúc này, doanh nghiệp rơi vào tình trạng thiếu vật tư khả dụng, dù kho không hề trống. Đây là nguyên nhân rất nguy hiểm vì nó đánh lừa số liệu tồn kho, khiến kế hoạch mua hàng đầu năm bị sai ngay từ đầu.
3. Đánh Giá Sai Nhu Cầu Vật Tư Trong Tuần Đầu Tiên Sau Tết
Tuần đầu tiên sau Tết là giai đoạn đặc biệt, nhưng lại thường bị đánh giá thấp. Nhiều doanh nghiệp cho rằng sản xuất chưa vào guồng nên nhu cầu vật tư sẽ thấp, trong khi thực tế lại ngược lại.
Sau Tết, kho thường cần vật tư cho:
-
nhiều thao tác thủ công hơn bình thường
-
đóng gói, sắp xếp, phân loại lại
-
xử lý đơn hàng nhỏ lẻ
-
làm lại những công đoạn bị gián đoạn trước Tết
Những hoạt động này tiêu hao vật tư nhiều hơn dự kiến, đặc biệt là các vật tư nhỏ nhưng dùng liên tục như băng keo, bao bì, nhãn, vật tư phụ trợ.
Việc đánh giá thấp nhu cầu trong tuần đầu năm khiến doanh nghiệp nhanh chóng rơi vào trạng thái thiếu vật tư chỉ sau vài ngày hoạt động trở lại.
>> Xem thêm tại Cách Khởi Động Lại Kho Vật Tư Sau Kỳ Nghỉ Tết An Toàn Và Hiệu Quả
4. Phụ Thuộc Quá Nhiều Vào Việc “Sau Tết Mua Cũng Kịp”
Một suy nghĩ rất phổ biến là: “thiếu thì sau Tết mua thêm”. Đây chính là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp bị động.
Thực tế sau Tết:
-
không phải nhà cung cấp nào cũng hoạt động ngay
-
thời gian giao hàng thường chậm hơn bình thường
-
giá có thể biến động
-
nguồn hàng chưa ổn định
Khi doanh nghiệp không có sẵn vật tư dự phòng tối thiểu, chỉ cần một vài ngày chậm giao là đủ để:
-
gián đoạn sản xuất
-
phải mua gấp với giá cao
-
chấp nhận vật tư không đồng đều chất lượng
Việc phụ thuộc vào mua hàng sau Tết khiến kho mất hoàn toàn tính chủ động, đặc biệt trong những ngày đầu năm vốn rất quan trọng.
5. Bỏ Quên Các Nhóm Vật Tư Phụ Trợ Nhưng Bắt Buộc Phải Có
Nhiều doanh nghiệp chuẩn bị rất kỹ vật tư chính, nhưng lại quên các nhóm vật tư phụ trợ, vốn không nằm trong danh sách sản xuất chính.
Những nhóm này bao gồm:
-
vật tư vệ sinh kho và xưởng
-
vật tư phục vụ kiểm tra, phân loại, dán nhãn
-
vật tư cho bảo trì nhẹ
-
vật tư cho kho, không trực tiếp cho sản xuất
Thiếu các vật tư này không làm kho “đứng hình” ngay, nhưng lại làm mọi công việc chậm lại, kéo theo cả dây chuyền sản xuất.
Đây là dạng thiếu vật tư “âm thầm” nhưng gây ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả vận hành đầu năm.
Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM
Hiểu rõ vì sao doanh nghiệp hay thiếu vật tư ngay sau kỳ nghỉ Tết giúp bạn chuẩn bị đúng cách, đúng trọng tâm, tránh bị động và kiểm soát tốt chi phí đầu năm. PPESupply đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cung cấp vật tư tiêu hao ổn định và tư vấn chuẩn bị vật tư cho giai đoạn trước – trong – sau Tết.
PPESupply cung cấp
- Vật tư tiêu hao ổn định, phù hợp lưu kho dài ngày
- Danh mục vật tư đầy đủ cho sản xuất, kho và vận hành
- Tư vấn chuẩn bị vật tư cho giai đoạn sau Tết
- Hỗ trợ doanh nghiệp tại TPHCM trong quản lý vật tư tiêu hao
Chuẩn bị đủ vật tư không phải để tồn kho nhiều, mà để không bị thiếu đúng lúc cần nhất.
Tags:
