Việc mua sắm vật tư tiêu hao là hoạt động thường xuyên nhưng đầy rẫy rủi ro đối với các doanh nghiệp sản xuất. Mặc dù chi phí đơn vị của vật tư tiêu hao thấp, những lỗi thường gặp khi mua vật tư tiêu hao lại có thể gây ra những thiệt hại lớn về chất lượng sản phẩm, tiến độ sản xuất và tăng tổng chi phí vận hành.
Để tối ưu chi phí và đảm bảo hiệu suất, các phòng mua hàng cần nhận diện và tránh xa những sai lầm phổ biến này. Thay vì chỉ tập trung vào việc tìm kiếm nguồn cung vật tư tiêu hao giá rẻ, cần có một chiến lược mua hàng toàn diện dựa trên chất lượng và tính ổn định.
Bài viết này sẽ chỉ ra 5 lỗi thường gặp khi mua vật tư tiêu hao và hướng dẫn chi tiết cách phòng tránh, giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình mua sắm thông minh và hiệu quả, đặc biệt khi hợp tác với đối tác uy tín như PPESupply.
Vì sao doanh nghiệp dễ mắc lỗi khi mua vật tư tiêu hao
Tính chất đặc thù của vật tư tiêu hao khiến các doanh nghiệp dễ mắc sai lầm trong quá trình mua sắm và quản lý.
-
Chủng loại nhỏ lẻ, dễ bị xem nhẹ: Vật tư tiêu hao có hàng trăm chủng loại khác nhau, dễ bị xem là chi phí nhỏ và không được quản lý chặt chẽ như nguyên vật liệu chính, dẫn đến việc lơ là trong khâu kiểm soát.
-
Thị trường phức tạp: Thị trường vật tư tiêu hao có quá nhiều nhà cung cấp và giá cả biến động liên tục, khiến doanh nghiệp khó kiểm soát chất lượng và tính ổn định của nguồn cung vật tư tiêu hao.
-
Ưu tiên giá rẻ: Bộ phận mua hàng thường chịu áp lực cắt giảm chi phí nên dễ mắc sai lầm là ưu tiên giá thấp nhất mà bỏ qua yếu tố chất lượng, độ bền và tính ổn định của vật tư.
>> Xem thêm tại Hướng dẫn quản lý vật tư tiêu hao trong kho hiệu quả
Lỗi 1: Chọn nhà cung cấp chỉ dựa vào giá thấp nhất
Đây là lỗi thường gặp khi mua vật tư tiêu hao và phổ biến nhất, thường dẫn đến tình trạng "tiết kiệm nhỏ, thiệt hại lớn".
-
Hậu quả: Mua vật tư tiêu hao chất lượng kém (ví dụ: băng keo dễ đứt, màng PE dễ rách, vật tư bảo hộ không đạt chuẩn) sẽ khiến chúng nhanh hỏng, phải thay thế thường xuyên, làm tăng tổng chi phí sử dụng trong dài hạn.
-
Cách tránh: So sánh song song giá – chất lượng – dịch vụ. Ưu tiên nhà cung cấp có uy tín lâu năm, chính sách bảo hành rõ ràng và cung cấp đầy đủ chứng từ chất lượng (CO/CQ). PPESupply luôn là lựa chọn đảm bảo cả về chất lượng lẫn giá thành.
Lỗi 2: Không kiểm tra chất lượng vật tư đầu vào
Nhiều doanh nghiệp nhập kho vật tư tiêu hao mà không có quy trình kiểm tra nghiệm thu nghiêm ngặt.
-
Hậu quả: Vật tư tiêu hao sai quy cách (sai kích thước, độ dày, hoặc chất liệu) có thể không sử dụng được hoặc ảnh hưởng trực tiếp đến dây chuyền sản xuất, gây lãng phí vật tư và thời gian.
-
Cách tránh: Bắt buộc kiểm tra mẫu thử trước khi ký hợp đồng mua số lượng lớn. Khi vật tư tiêu hao nhập kho, phải có quy trình nghiệm thu vật tư (QA/QC) để đối chiếu thông số thực tế với cam kết trong hợp đồng.
Lỗi 3: Mua hàng không có kế hoạch hoặc không theo định mức
Mua hàng bị động theo yêu cầu phát sinh là một trong những lỗi thường gặp khi mua vật tư tiêu hao gây tốn kém nhất.
-
Hậu quả: Việc mua hàng đột xuất dẫn đến tình trạng thiếu hàng làm gián đoạn sản xuất (do thời gian chờ giao hàng) hoặc tồn kho quá nhiều (do mua bù) gây đọng vốn, lãng phí và nguy cơ vật tư hết hạn sử dụng.
-
Cách tránh: Lập kế hoạch tiêu hao theo tháng/quý dựa trên kế hoạch sản xuất chi tiết. Xác định định mức tiêu hao cho từng sản phẩm hoặc bộ phận để kiểm soát số lượng mua sắm chính xác, đảm bảo nguồn cung vật tư tiêu hao luôn đủ mà không dư thừa.
Lỗi 4: Không quản lý hợp đồng và điều khoản giao hàng rõ ràng
Nhiều hợp đồng mua vật tư tiêu hao chỉ tập trung vào giá mà bỏ qua các điều khoản logistics và trách nhiệm.
-
Hậu quả: Chậm giao hàng, thiếu hàng, hoặc giao hàng sai địa điểm. Khi có tranh chấp về chất lượng hoặc tiến độ, doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xử lý vì thiếu cơ sở pháp lý rõ ràng.
-
Cách tránh: Hợp đồng mua vật tư tiêu hao phải ghi rõ thời gian giao hàng cụ thể, điều kiện thanh toán, chính sách đổi trả hàng lỗi, và trách nhiệm bồi thường nếu nguồn cung vật tư tiêu hao bị gián đoạn.
Lỗi 5: Không đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ
Thường xuyên làm việc với một nguồn cung vật tư tiêu hao duy nhất mà không đánh giá lại có thể khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi về giá và dịch vụ.
-
Hậu quả: Tiếp tục làm việc với đối tác đã trở nên kém chất lượng (giảm chất lượng vật tư, chậm trễ giao hàng) hoặc không còn cạnh tranh về giá, làm tăng rủi ro về chi phí và tiến độ.
-
Cách tránh: Thiết lập quy trình đánh giá nguồn cung vật tư tiêu hao định kỳ (ví dụ: 6 tháng/lần) dựa trên các tiêu chí rõ ràng: giá cạnh tranh, chất lượng ổn định, thời gian giao hàng, và phản hồi dịch vụ. Luôn có phương án dự phòng cho nguồn cung vật tư tiêu hao thứ hai.
>> Xem thêm tại Top 10 vật tư tiêu hao bắt buộc phải có trong nhà máy sản xuất
Định Hướng Chiến Lược
Tránh được 5 lỗi thường gặp khi mua vật tư tiêu hao trên sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí một cách bền vững. Chiến lược mua hàng hiệu quả là chọn nguồn cung vật tư tiêu hao có uy tín, minh bạch và có khả năng cung ứng vật tư tiêu hao chất lượng ổn định.
PPESupply là đối tác cung ứng vật tư tiêu hao trực tiếp từ Xưởng Sản Xuất, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng đầu vào, áp dụng các chính sách chiết khấu tốt nhất và tránh được rủi ro về nguồn cung không ổn định.
Hãy rà soát quy trình mua hàng của bạn dựa trên 5 lỗi này và liên hệ với PPESupply để nhận tư vấn về giải pháp nguồn cung vật tư tiêu hao chất lượng cao và ổn định.
Tags:
