Trong hoạt động của một xưởng sản xuất, kho không chỉ là nơi lưu trữ mà còn là điểm kiểm soát chi phí quan trọng nhất đối với vật tư tiêu hao. Việc quản lý vật tư tiêu hao trong kho hiệu quả là chìa khóa để chuyển đổi nhóm chi phí này từ một gánh nặng tiềm ẩn thành một lợi thế cạnh tranh.
Do vật tư tiêu hao có đặc tính số lượng lớn, giá trị đơn vị thấp và tốc độ sử dụng nhanh chóng, chúng rất dễ bị thất thoát, lãng phí hoặc bị quản lý lỏng lẻo. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải áp dụng các quy trình chặt chẽ và công nghệ hiện đại.
Bài viết này sẽ trình bày những nguyên tắc và quy trình cơ bản để quản lý vật tư tiêu hao trong kho một cách hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và đảm bảo sản xuất liên tục, bên cạnh việc tìm kiếm nguồn cung vật tư tiêu hao chất lượng từ PPESupply.
Vì sao cần quản lý vật tư tiêu hao trong kho hiệu quả
Việc thiết lập quy trình quản lý vật tư tiêu hao trong kho chặt chẽ là điều bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp sản xuất.
-
Tỷ trọng chi phí đáng kể: Vật tư tiêu hao, mặc dù giá trị đơn vị nhỏ, chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng chi phí sản xuất hàng năm. Quản lý lỏng lẻo sẽ làm tăng giá thành sản phẩm một cách không cần thiết.
-
Dễ thất thoát, lãng phí: Do thường xuyên được xuất kho với số lượng lớn cho nhiều bộ phận, vật tư tiêu hao dễ bị thất thoát, hao hụt nếu không được theo dõi và kiểm soát chặt chẽ.
-
Đảm bảo sản xuất không gián đoạn: Quản lý kho tốt giúp nắm được tồn kho chính xác, từ đó đặt hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt vật tư làm dừng dây chuyền sản xuất.
Quản lý tốt vật tư tiêu hao trong kho giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính, tăng cường kiểm soát nội bộ và duy trì hiệu suất hoạt động.
>> Xem thêm tại Top 10 vật tư tiêu hao bắt buộc phải có trong nhà máy sản xuất
Những vấn đề thường gặp khi quản lý vật tư tiêu hao
Nhiều doanh nghiệp sản xuất gặp khó khăn trong việc quản lý vật tư tiêu hao trong kho do các nguyên nhân cơ bản sau:
-
Thiếu định mức sử dụng: Không có định mức sử dụng rõ ràng cho từng sản phẩm hoặc công đoạn, dẫn đến việc xuất kho theo cảm tính và lãng phí không kiểm soát được.
-
Ghi chép thủ công: Việc ghi chép thủ công bằng sổ sách dễ dẫn đến sai lệch số liệu, tốn thời gian đối chiếu và tìm kiếm sai sót khi có vấn đề phát sinh.
-
Không nắm được tồn kho thực tế: Do số liệu không được cập nhật kịp thời hoặc sai lệch, quản lý không nắm được tồn kho thực tế, gây ra tình trạng thiếu hụt (ảnh hưởng tiến độ) hoặc tồn dư (đọng vốn, vật tư hết hạn).
-
Khó truy xuất báo cáo: Khi cần kiểm kê hoặc báo cáo chi phí vật tư tiêu hao theo từng phòng ban/chuyền sản xuất, việc truy xuất số liệu trở nên khó khăn và mất thời gian.
Các vấn đề này cho thấy cần phải chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang hệ thống quản lý vật tư tiêu hao trong kho hiện đại và quy trình hóa.
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý vật tư tiêu hao
Để quản lý vật tư tiêu hao trong kho hiệu quả, doanh nghiệp cần tuân thủ bốn nguyên tắc cốt lõi:
-
Chính xác: Mọi giao dịch nhập – xuất – tồn phải được ghi nhận ngay thời điểm phát sinh với số lượng và mã hàng chính xác nhất.
-
Kịp thời: Cập nhật số liệu kho theo thời gian thực (real-time) để quản lý có thể ra quyết định mua hàng hoặc điều chỉnh sản xuất nhanh chóng.
-
Minh bạch: Thiết lập quy trình phê duyệt và bàn giao rõ ràng (Phiếu xuất kho, Phiếu nhập kho) giữa kho, bộ phận sử dụng và phòng mua hàng để đảm bảo trách nhiệm và sự minh bạch.
-
Tiết kiệm: Quản lý vật tư tiêu hao trong kho theo định mức đã thiết lập, liên tục rà soát để phát hiện và hạn chế thất thoát, hao hụt.
Tuân thủ các nguyên tắc này là nền tảng để xây dựng hệ thống quản lý vật tư tiêu hao trong kho khoa học và đáng tin cậy.
>> Xem thêm tại Mua Vật Tư Tiêu Hao Số Lượng Lớn Ở Đâu Giá Rẻ Cho Công Ty Sản Xuất
Quy trình quản lý vật tư tiêu hao trong kho
Dưới đây là quy trình 5 bước cơ bản để quản lý vật tư tiêu hao trong kho một cách có hệ thống:
-
Bước 1: Lập danh mục vật tư tiêu hao chi tiết: Phân loại và lập danh mục chi tiết cho từng loại vật tư tiêu hao (ví dụ: vật tư bảo hộ, vật tư đóng gói, hóa chất), gán mã hàng thống nhất cho từng chủng loại.
-
Bước 2: Thiết lập định mức và tồn kho tối thiểu: Thiết lập định mức sử dụng chuẩn và dự trù mức tồn kho tối thiểu (Min/Max Stock) cho từng mã hàng để làm cơ sở cho việc đặt hàng tự động.
-
Bước 3: Theo dõi nhập – xuất – tồn hàng ngày: Sử dụng sổ kho điện tử hoặc phần mềm quản lý kho (WMS/ERP) để ghi nhận mọi giao dịch nhập kho, xuất kho theo Phiếu xuất đã được phê duyệt.
-
Bước 4: Kiểm kê định kỳ: Tiến hành kiểm kê thực tế theo chu kỳ (ví dụ: hàng tuần, hàng tháng) và đối chiếu số liệu vật tư tiêu hao thực tế với sổ sách để phát hiện và xử lý kịp thời các chênh lệch.
-
Bước 5: Báo cáo sử dụng vật tư: Định kỳ báo cáo mức tiêu thụ vật tư tiêu hao theo từng phòng ban, chuyền sản xuất hoặc sản phẩm để phân tích chi phí và hiệu suất sử dụng.
Quy trình 5 bước này giúp chuyển đổi việc quản lý vật tư tiêu hao trong kho từ một hoạt động thụ động sang một chức năng kiểm soát chi phí chủ động.
Định Hướng Chiến Lược
Quản lý vật tư tiêu hao trong kho hiệu quả là một yếu tố quyết định sự thành bại của chiến lược kiểm soát chi phí sản xuất. Nó đòi hỏi sự đầu tư vào quy trình, công nghệ và sự tuân thủ nghiêm ngặt từ đội ngũ kho.
Việc hợp tác với một nhà cung cấp nguồn cung vật tư tiêu hao uy tín và chất lượng như PPESupply là bước đầu tiên để quản lý vật tư tiêu hao trong kho tốt. Khi vật tư nhập kho có chất lượng ổn định, doanh nghiệp sẽ giảm thiểu rủi ro hao hụt do hàng kém chất lượng và dễ dàng kiểm soát chi phí hơn.
Hãy bắt đầu rà soát và nâng cấp quy trình quản lý vật tư tiêu hao trong kho của bạn ngay hôm nay. Liên hệ với PPESupply để được tư vấn các giải pháp cung ứng vật tư tiêu hao chất lượng cao, tạo nền tảng vững chắc cho sự quản lý hiệu quả.
Tags: