Trong quản lý kho vật tư tiêu hao, không phải mọi vật tư xuống cấp đều có thể “cố dùng cho hết”. Có những trường hợp việc tiếp tục sử dụng không giúp tiết kiệm chi phí mà ngược lại còn khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại lớn hơn: tiêu hao tăng nhanh, lỗi sản xuất lặp lại, gián đoạn dây chuyền và phát sinh chi phí ẩn. Vì vậy, việc xác định khi nào nên loại bỏ hoàn toàn vật tư xuống cấp là một quyết định mang tính quản trị, không phải cảm tính.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp chấp nhận “giữ lại cho đỡ phí” và chỉ nhận ra sai lầm khi tổng chi phí phát sinh đã vượt xa giá trị lô vật tư ban đầu. Dưới đây là 5 tình huống rõ ràng cho thấy việc loại bỏ hoàn toàn là lựa chọn đúng, giúp doanh nghiệp cắt lỗ sớm và bảo vệ hiệu suất sản xuất.

 

 

1. Khi Vật Tư Không Còn Đạt Yêu Cầu Kỹ Thuật Tối Thiểu Dù Đã Điều Chỉnh Cách Sử Dụng

Ngưỡng quan trọng nhất để quyết định loại bỏ là yêu cầu kỹ thuật tối thiểu. Nếu vật tư không còn đáp ứng được mức yêu cầu này, mọi nỗ lực tận dụng đều tiềm ẩn rủi ro cao.

Một số ví dụ điển hình:

• màng co rách ngay cả khi giảm lực kéo và giảm tốc độ;

• băng keo bong mép dù dán nhiều lớp hoặc thay đổi bề mặt;

• carton bung đáy dù giảm tải trọng;

• tem nhãn bong keo ngay sau khi dán;

• túi PE rách đường hàn khi kéo nhẹ.

Trong những trường hợp này, việc tiếp tục sử dụng chỉ khiến:

• tiêu hao tăng không kiểm soát;

• công nhân mất thời gian sửa lỗi;

• sản phẩm lỗi gia tăng;

• dây chuyền bị chậm nhịp.

Khi vật tư không đạt ngưỡng kỹ thuật tối thiểu, quyết định đúng là loại bỏ hoàn toàn, thay vì cố gắng “điều chỉnh để dùng tiếp”.

 

>> Xem thêm tại Cách Tối Ưu Kho Cuối Năm Để Giảm Hao Hụt Vật Tư Tiêu Hao

 

 

2. Khi Mức Tiêu Hao Thực Tế Vượt Xa Giá Trị Vật Tư Còn Lại

Một sai lầm phổ biến là chỉ nhìn vào giá mua ban đầu của vật tư mà không tính đến chi phí tiêu hao phát sinh khi sử dụng vật tư kém chất lượng.

Doanh nghiệp cần đặt câu hỏi:

“Chi phí phát sinh khi cố dùng lô này có đang lớn hơn giá trị còn lại của nó hay không?”

Các chi phí thường bị bỏ sót gồm:

• lượng vật tư dùng dư do phải dán lại, cắt dài hơn;

• thời gian nhân công xử lý lỗi;

• thời gian dừng máy hoặc giảm tốc dây chuyền;

• tỷ lệ hàng lỗi phải sửa hoặc loại bỏ;

• ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Nếu tổng các chi phí này vượt quá giá trị sử dụng còn lại của vật tư, thì việc giữ lại lô đó là một khoản lỗ âm. Trong trường hợp này, loại bỏ sớm giúp doanh nghiệp dừng lỗ và bảo vệ chi phí tổng thể.

 

 

3. Khi Vật Tư Gây Lỗi Lặp Lại Trên Dây Chuyền Và Không Thể Khoanh Vùng An Toàn

Một dấu hiệu rất rõ cho thấy cần loại bỏ hoàn toàn là lỗi lặp lại, xảy ra ở nhiều ca, nhiều người thao tác và nhiều vị trí dây chuyền khác nhau.

Ví dụ:

• cùng một lô băng keo gây bong mép ở mọi ca;

• cùng một lô carton đều bị mềm khi xếp chồng;

• màng co từ cùng lô đều rách ở cùng dạng lực kéo.

Điều này chứng tỏ vấn đề nằm ở bản chất vật tư, không phải thao tác hay thiết bị. Khi đó, việc cố gắng “chọn lọc cuộn tốt để dùng” thường không hiệu quả và còn gây rối loạn trong cấp phát kho.

Nếu không thể khoanh vùng sử dụng an toàn (chỉ dùng cho một mục đích rất hẹp), thì loại bỏ toàn bộ lô là quyết định cần thiết để tránh rủi ro lan rộng.

 

>> Xem thêm tại 5 Sai Lầm Khi Bảo Quản Vật Tư Dễ Hư Hỏng

 

4. Khi Thời Gian Lưu Kho Đã Vượt Xa Ngưỡng An Toàn Và Không Còn Khả Năng Kiểm Soát

Mỗi loại vật tư tiêu hao đều có giới hạn lưu kho an toàn. Khi vượt quá ngưỡng này, chất lượng có thể suy giảm đồng loạt và khó kiểm soát bằng mắt thường.

Một số mốc cảnh báo:

• carton lưu kho lâu trong môi trường ẩm trên 6 tháng;

• băng keo lưu kho trên 12 tháng trong kho nóng;

• màng co bị lưu kho lâu và đã có dấu hiệu chai mép;

• tem nhãn bị cong, keo giảm dính sau thời gian dài.

Khi vật tư đã vượt ngưỡng lưu kho và xuất hiện dấu hiệu suy giảm, doanh nghiệp gần như không thể phục hồi chất lượng. Việc tiếp tục giữ lại chỉ tạo ra tồn kho ảo, làm sai lệch kế hoạch dự trữ và kiểm kê.

Trong trường hợp này, loại bỏ hoàn toàn giúp doanh nghiệp làm sạch dữ liệu tồn kho và lập kế hoạch mới chính xác hơn.

 

 

5. Khi Việc Giữ Lại Vật Tư Làm Sai Lệch Quyết Định Quản Trị Và Kế Hoạch Mua Hàng

Một tác động nguy hiểm nhưng ít được nhắc đến là: vật tư xuống cấp làm sai lệch quyết định quản trị.

Nếu doanh nghiệp vẫn ghi nhận vật tư không sử dụng được là “tồn kho khả dụng”, hệ quả sẽ là:

• kế hoạch mua hàng bị thiếu;

• mức tồn kho an toàn bị tính sai;

• báo cáo cuối năm không phản ánh đúng thực trạng;

• rủi ro thiếu vật tư trong Quý I tăng cao.

Trong trường hợp này, việc loại bỏ vật tư xuống cấp không chỉ là xử lý kho, mà là làm sạch dữ liệu để ra quyết định đúng. Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chấp nhận loại bỏ sớm để tránh sai lầm lớn hơn về sau.

 

>> Xem thêm tại Hướng Dẫn Lưu Kho Theo Nguyên Tắc FIFO – Giảm Rủi Ro Hết Hạn Sử Dụng

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM

Loại bỏ đúng thời điểm giúp doanh nghiệp dừng lỗ, bảo vệ dây chuyền và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao ổn định và đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc đánh giá, thay thế và tái lập kế hoạch vật tư khi cần thiết.

PPESupply cung cấp:
– Vật tư tiêu hao đạt chuẩn, ổn định giữa các lô
– Hồ sơ lô rõ ràng giúp đánh giá chất lượng và tuổi vật tư
– Tư vấn xử lý, thay thế và lập kế hoạch mua bổ sung kịp thời
– Hỗ trợ doanh nghiệp tại TPHCM trong quản lý kho và tiêu hao dài hạn

Khi doanh nghiệp quyết định loại bỏ đúng lúc, chi phí được kiểm soát tốt hơn và sản xuất vận hành ổn định hơn.

Tags: