Trong kho vật tư tiêu hao, không phải tất cả vật tư đều cần mức độ kiểm soát giống nhau. Một sai lầm phổ biến là áp dụng một cơ chế quản lý chung cho toàn bộ vật tư, dẫn đến việc những vật tư rủi ro cao không được giám sát đủ chặt, trong khi vật tư ít rủi ro lại bị kiểm soát quá mức, gây tốn nguồn lực mà không mang lại hiệu quả.
Vì vậy, việc xây dựng danh mục vật tư có nguy cơ cao cần kiểm soát riêng trong kho là bước quan trọng giúp doanh nghiệp tập trung đúng điểm nóng rủi ro: giảm nguy cơ cháy nổ, hạn chế hư hỏng hàng loạt và tránh thất thoát khó kiểm soát, đặc biệt trong giai đoạn tồn kho tăng cao cuối năm.
1. Nhóm Vật Tư Dễ Cháy Và Có Khả Năng Cháy Lan Nhanh
Đây là nhóm vật tư có mức độ rủi ro cao nhất và bắt buộc phải kiểm soát riêng, bởi chỉ cần một sự cố nhỏ cũng có thể gây thiệt hại trên diện rộng.
Nhóm này thường bao gồm:
-
băng keo, màng co, túi PE và các vật tư polymer khác;
-
carton, bao bì giấy, giấy lót, giấy đệm;
-
tem nhãn có lớp keo, vật tư in ấn.
Đặc điểm chung của nhóm này là:
-
dễ bắt cháy khi gặp nguồn nhiệt;
-
khi cháy thường cháy lan rất nhanh;
-
sinh khói và nhiệt lớn, gây khó khăn cho việc xử lý.
Với nhóm vật tư này, kho cần:
-
bố trí khu vực lưu trữ riêng, tránh gần nguồn điện và nguồn nhiệt;
-
hạn chế xếp chồng quá cao;
-
kiểm soát nghiêm ngặt mật độ lưu kho, đặc biệt vào mùa cao điểm;
-
tăng tần suất kiểm tra an toàn so với các nhóm khác.
Việc đưa nhóm này vào danh mục kiểm soát riêng giúp doanh nghiệp giảm đáng kể rủi ro cháy lan và thiệt hại khó khắc phục.
>> Xem thêm tại Cách Kiểm Soát Mua Hàng Vật Tư Cuối Năm Mà Không Vượt Dự Toán
2. Nhóm Vật Tư Nhạy Cảm Với Độ Ẩm Và Điều Kiện Môi Trường
Không phải vật tư nào cũng cháy nổ, nhưng hư hỏng do môi trường lại là rủi ro xảy ra rất thường xuyên và gây tổn thất âm thầm.
Nhóm vật tư nhạy cảm với độ ẩm bao gồm:
-
carton và bao bì giấy;
-
tem nhãn, giấy in;
-
băng keo, keo dán;
-
một số loại màng co, túi PE mỏng.
Những vật tư này rất dễ:
-
mềm, mất form khi độ ẩm cao;
-
giảm độ dính hoặc bong keo;
-
biến dạng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đóng gói.
Nếu không kiểm soát riêng, doanh nghiệp thường chỉ phát hiện hư hỏng khi đưa vào sản xuất, lúc đó hao phí đã xảy ra. Vì vậy, nhóm này cần:
-
lưu kho ở khu vực khô ráo nhất;
-
theo dõi độ ẩm riêng theo khu vực;
-
luân chuyển nhanh, không lưu kho quá lâu;
-
kiểm tra định kỳ tình trạng vật tư, không chỉ kiểm tra số lượng.
Việc kiểm soát riêng giúp giảm đáng kể tỷ lệ vật tư xuống cấp và loại bỏ ngoài kế hoạch.
3. Nhóm Vật Tư Có Giá Trị Cao Hoặc Khó Thay Thế Trong Ngắn Hạn
Một số vật tư không chiếm tỷ trọng lớn về số lượng nhưng lại có ảnh hưởng rất lớn nếu xảy ra thiếu hụt hoặc hư hỏng.
Nhóm này có thể bao gồm:
-
vật tư đóng gói theo quy cách riêng;
-
tem nhãn in thông tin đặc thù;
-
vật tư dùng cho một số dòng sản phẩm nhất định;
-
vật tư có thời gian đặt hàng dài.
Rủi ro của nhóm này không nằm ở cháy nổ, mà ở:
-
khó mua bổ sung gấp;
-
làm gián đoạn sản xuất nếu thiếu;
-
gây áp lực lớn lên kế hoạch giao hàng.
Do đó, nhóm này cần được:
-
theo dõi tồn kho riêng;
-
xác định mức tồn kho an toàn cao hơn bình thường;
-
ưu tiên kiểm soát chất lượng và điều kiện lưu kho;
-
hạn chế sử dụng cho các mục đích không cần thiết.
Kiểm soát riêng nhóm vật tư này giúp doanh nghiệp bảo vệ tính liên tục của sản xuất, ngay cả khi thị trường hoặc chuỗi cung ứng biến động.
>> Xem thêm tại Cách Tính Mức Tồn Kho An Toàn Cho Cuối Năm
4. Nhóm Vật Tư Lưu Kho Lâu Hoặc Ít Luân Chuyển
Một nhóm rủi ro cao khác nhưng thường bị xem nhẹ là vật tư lưu kho lâu, ít được sử dụng. Đây là nguồn phát sinh hư hỏng âm thầm và dễ trở thành “tồn kho ảo”.
Nhóm này thường có đặc điểm:
-
được mua theo lô lớn hoặc mua dự phòng;
-
ít được xuất kho nên khó phát hiện tình trạng xuống cấp;
-
dễ vượt quá thời gian lưu kho an toàn.
Rủi ro lớn nhất của nhóm này là:
-
xuống cấp mà không ai nhận ra;
-
đến khi cần dùng thì không còn đảm bảo chất lượng;
-
gây sai lệch trong kế hoạch mua hàng và ngân sách.
Với nhóm vật tư này, kho cần:
-
gắn nhãn theo dõi thời gian lưu kho;
-
kiểm tra định kỳ kỹ hơn so với vật tư quay vòng nhanh;
-
cân nhắc phương án luân chuyển sớm hoặc loại bỏ có kiểm soát.
Đưa nhóm vật tư lưu kho lâu vào danh mục kiểm soát riêng giúp doanh nghiệp làm sạch dữ liệu tồn kho và tránh rủi ro bất ngờ vào thời điểm cao điểm.
Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM
Xác định đúng danh mục vật tư rủi ro cao giúp doanh nghiệp tập trung kiểm soát đúng chỗ, giảm thiệt hại và vận hành kho an toàn hơn. PPESupply đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cung cấp vật tư tiêu hao ổn định và tư vấn quản lý kho phù hợp với đặc thù từng nhóm vật tư.
PPESupply cung cấp:
– Vật tư tiêu hao đạt chuẩn, ổn định giữa các lô
– Hồ sơ lô rõ ràng hỗ trợ phân loại và kiểm soát rủi ro
– Tư vấn xây dựng danh mục vật tư cần kiểm soát riêng
– Hỗ trợ doanh nghiệp tại TPHCM trong quản lý kho và vật tư dài hạn
Khi doanh nghiệp kiểm soát đúng nhóm rủi ro, kho vật tư sẽ an toàn hơn và chi phí phát sinh được hạn chế tối đa.
Tags:
