Trong kho vật tư tiêu hao, đặc biệt tại các nhà máy có nhiều công đoạn và nhiều loại vật tư khác nhau, việc quản lý bằng tên gọi là không đủ. Ví dụ: “băng keo”, “màng co”, “thùng carton”, “tem nhãn”, “túi PE” đều là những tên gọi chung, nhưng mỗi loại lại có kích thước khác nhau, quy cách khác nhau, định mức sử dụng khác nhau và vòng đời khác nhau. Nếu kho không có mã số rõ ràng cho từng loại vật tư, doanh nghiệp rất dễ gặp các vấn đề như nhầm lẫn khi xuất – nhập, khó đối chiếu tồn kho, sai sót khi phân bổ định mức hoặc thất thoát mà không rõ nguyên nhân.

Một Hệ Thống Mã Nhận Diện Vật Tư rõ ràng giúp doanh nghiệp phân loại vật tư nhanh chóng, kiểm tra dễ dàng, cấp phát chính xác và hỗ trợ kiểm soát tiêu hao theo lô hoặc theo ca. Đây cũng là cách mà nhiều doanh nghiệp đang hợp tác với PPESupply áp dụng để đồng bộ quy trình nội bộ với dữ liệu cung ứng từ bên ngoài.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để doanh nghiệp thiết lập hệ thống mã hóa vật tư một cách khoa học, có tổ chức và dễ duy trì trong dài hạn.

 

 

1. Xác Định Nhóm Vật Tư

Trước khi tạo mã số, doanh nghiệp cần xác định vật tư thuộc nhóm nào. Việc phân nhóm giúp hệ thống mã trở nên trực quan, dễ đọc và dễ nhớ. Một hệ thống mã tốt phải cho người dùng biết ngay vật tư thuộc nhóm nào chỉ qua việc nhìn vào mã.

Doanh nghiệp nên phân loại theo các tiêu chí:

• Theo chất liệu (giấy – nhựa – kim loại – keo – vải công nghiệp).

• Theo chức năng (đóng gói – bao bì – dán nhãn – bảo vệ hàng hóa).

• Theo công đoạn sử dụng (đóng gói, in tem, vận chuyển, lưu kho).

• Theo mức độ tiêu hao trong quá trình sản xuất.

Sau khi phân nhóm, doanh nghiệp có thể tạo mã chữ viết tắt cho từng nhóm, ví dụ:

• BG (băng keo – băng dính)

• MC (màng co – màng bọc)

• TN (tem nhãn)

• CT (carton – thùng hộp)

• PE (túi PE – túi nhựa)

Việc phân nhóm chuẩn ngay từ đầu là “nền móng” để xây dựng toàn bộ hệ thống mã hóa phía sau.

 

>> Xem thêm tại Kinh Nghiệm Sắp Xếp Kho Giúp Dễ Kiểm Soát Vật Tư Tiêu Hao

 

 

2. Tạo Cấu Trúc Mã

Sau khi xác định nhóm vật tư, bước tiếp theo là tạo cấu trúc mã thống nhất cho toàn hệ thống. Một mã vật tư tốt phải trả lời được ba câu hỏi:

1. Vật tư thuộc nhóm nào?

2. Quy cách hoặc kích thước của vật tư là gì?

3. Lô, màu hoặc phân loại đặc biệt (nếu có) được thể hiện ở đâu?

Thông thường, cấu trúc Tạo Mã Số Vật Tư sẽ gồm:

[Nhóm] – [Quy cách] – [Số thứ tự / Lô]

Ví dụ:

• BG-48MM-01 → Băng keo khổ 48mm, mã số #01

• MC-1500M-02 → Màng co 1500m, lô #02

• TN-70x100-05 → Tem nhãn kích thước 70×100mm, mã số #05

Doanh nghiệp có thể bổ sung thêm ký tự cho nhu cầu đặc thù như:

• Màu sắc (T = trắng, V = vàng, X = xanh)

• Phân loại kho (K1 – khu 1, K2 – khu 2…)

• Độ dày (D42 – độ dày 42 mic)

Cấu trúc mã phải thống nhất và không thay đổi theo thời gian để tránh nhầm lẫn giữa các thế hệ nhân sự khác nhau.

 

 

3. Gắn Mã Số Lên Bao Bì

Sau khi tạo mã số, doanh nghiệp cần có cách thể hiện mã số rõ ràng lên từng kiện, từng cuộn hoặc từng thùng vật tư. Đây là bước rất quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp bỏ qua, dẫn đến việc mã hóa chỉ xuất hiện trên sổ sách mà không được thể hiện ở thực tế.

Để Đánh Mã Vật Tư Trong Kho hiệu quả, doanh nghiệp nên:

• Dán mã số bằng tem hoặc nhãn in chống mờ.

• Dán mã ở hai mặt của thùng để dễ nhìn khi xếp chồng.

• In mã lên bao bì (nếu có điều kiện).

• Sử dụng mã QR hoặc barcode nếu số lượng vật tư lớn.

• Dán mã theo màu để nhận diện nhanh trong kho.

Khi mã số được gắn lên bao bì, nhân sự kho có thể kiểm tra lô – mã – quy cách nhanh chóng bằng mắt thường hoặc quét mã để ghi nhận vào hệ thống.

 

>> Xem thêm tại 5 Sai Lầm Khi Bảo Quản Vật Tư Dễ Hư Hỏng

 

 

4. Lưu Trữ Dữ Liệu Mã Số

Mã số chỉ thật sự có nghĩa khi doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu một cách đầy đủ và nhất quán. Đây là nơi hệ thống mã gắn liền với vận hành thực tế: nhập – xuất – định mức – tiêu hao – kiểm kê.

Một bảng dữ liệu mã số cần bao gồm:

• Mã vật tư

• Tên vật tư

• Quy cách / kích thước

• Nhóm vật tư

• Đơn vị tính

• Nhà cung cấp

• Lô nhập

• Ngày nhập – ngày xuất

• Tồn kho

• Ghi chú chất lượng

Việc lưu trữ rõ ràng giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra vòng đời vật tư, truy xuất khi có sai sót, đối chiếu khi kiểm kê và theo dõi tiêu hao theo từng mã cụ thể.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng dữ liệu mã số kết hợp với lịch sử giao hàng từ PPESupply để phân tích xu hướng tiêu hao theo tháng rất hiệu quả.

 

 

5. Kiểm Soát Mã Số Theo Chu Kỳ 

Một hệ thống mã hóa tốt không chỉ tạo ra mã, mà còn phải kiểm soát và duy trì nó lâu dài. Nếu doanh nghiệp không rà soát định kỳ, mã số có thể bị trùng, sai chuẩn hoặc thất lạc thông tin giữa các tháng.

Doanh nghiệp cần:

1. Rà soát mã số hàng quý để đảm bảo mã không bị trùng hoặc sai cấu trúc.

2. Đối chiếu mã số với vật tư thực tế để xác nhận tình trạng.

3. Cập nhật quy cách mới nếu vật tư thay đổi kích thước hoặc phiên bản.

4. Loại bỏ mã cũ nếu vật tư không còn sử dụng.

5. Đào tạo nhân sự kho để sử dụng mã đúng chuẩn và nhất quán.

Kiểm soát mã số theo chu kỳ giúp doanh nghiệp duy trì tính minh bạch trong quản lý và tăng hiệu quả trong việc kiểm soát tiêu hao theo từng mã vật tư.

 

>> Xem thêm tại Làm Thế Nào Để Ngăn Ẩm Mốc Và Hao Mòn Khi Lưu Kho Dài Hạn

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Nếu doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống mã hóa vật tư khoa học để kiểm soát tiêu hao tốt hơn, chất lượng vật tư đầu vào phải ổn định và đồng nhất. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao với chất lượng ổn định giữa các lô và hỗ trợ dữ liệu cung ứng rõ ràng, giúp doanh nghiệp thiết lập mã số và quản lý vật tư dễ dàng hơn.

PPESupply cung cấp:

• Vật tư chất lượng ổn định – đồng nhất theo từng mã và lô hàng

• Lịch giao hàng rõ ràng, thuận tiện cho tổ chức dữ liệu và mã hóa

• Dữ liệu cung ứng minh bạch theo từng lần giao

• Tư vấn phương pháp mã hóa – phân nhóm – thiết lập định mức

• Đồng hành dài hạn cùng các nhà máy và doanh nghiệp tại TPHCM

Nhờ nguồn vật tư ổn định và hỗ trợ chuyên môn, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống mã số hiệu quả, dễ duy trì và giảm đáng kể sai sót trong quản lý vật tư tiêu hao.

Tags: