Khi chuẩn bị nghỉ Tết, phần lớn doanh nghiệp đều tập trung vào những vật tư “nhìn thấy rõ” như nguyên vật liệu chính, đơn hàng đang chạy, hoặc các vật tư có giá trị lớn. Trong khi đó, nhiều hạng mục vật tư tiêu hao nhỏ, quen thuộc, ít được chú ý lại chính là nguyên nhân gây ra rắc rối lớn sau Tết.
Thực tế vận hành cho thấy, rất nhiều sự cố đầu năm không đến từ thiếu vật tư lớn, mà đến từ việc quên chuẩn bị hoặc đánh giá sai vai trò của các vật tư phụ trợ. Những vật tư này thường không nằm trong danh sách ưu tiên khi rà soát trước Tết, nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng khởi động lại sản xuất, vệ sinh kho xưởng và xử lý hàng tồn.
Dưới đây là những nhóm hạng mục vật tư thường bị quên nhất khi chuẩn bị nghỉ Tết, kèm theo phân tích vì sao hay bị bỏ sót và hậu quả thực tế sau Tết.
1. Vật Tư Vệ Sinh Kho, Xưởng Và Dây Chuyền Sau Tết
Một trong những nhóm vật tư bị quên nhiều nhất chính là vật tư phục vụ vệ sinh sau kỳ nghỉ Tết. Khi lập kế hoạch trước Tết, nhiều doanh nghiệp chỉ tính đến vật tư cho sản xuất, mà không tính đến nhu cầu làm sạch kho xưởng sau thời gian nghỉ dài.
Sau Tết, kho và xưởng thường cần:
-
vệ sinh bụi bẩn tích tụ
-
xử lý ẩm mốc nhẹ ở một số khu vực
-
lau chùi lại kệ, pallet, sàn kho
-
dọn dẹp khu vực xuất – nhập trước khi hoạt động lại
Nếu thiếu vật tư vệ sinh phù hợp, việc khởi động lại kho và xưởng sẽ bị chậm trễ. Nhiều nơi phải tạm dừng sản xuất chỉ để chờ mua bổ sung các vật tư đơn giản nhưng cần thiết, gây lãng phí thời gian và nhân lực ngay trong những ngày đầu năm.
Nguyên nhân bị quên là vì nhóm vật tư này không trực tiếp tạo ra sản phẩm, nên thường bị đánh giá thấp vai trò trong khâu chuẩn bị trước Tết.
>> Xem thêm tại Checklist Những Vật Tư Tiêu Hao Cho Nhà Máy Nghỉ Tết Dài Ngày
2. Vật Tư Đóng Gói Phục Vụ Xử Lý Hàng Tồn Sau Tết
Một hạng mục khác rất hay bị bỏ sót là vật tư đóng gói dùng cho xử lý hàng tồn và hàng dở dang sau Tết. Nhiều doanh nghiệp chỉ chuẩn bị đủ vật tư đóng gói cho đơn hàng trước Tết, mà không tính đến nhu cầu phát sinh sau kỳ nghỉ.
Thực tế sau Tết thường phát sinh:
-
đóng gói lại hàng tồn
-
xử lý hàng trả, hàng chỉnh sửa
-
đóng gói mẫu, chạy thử sản phẩm
-
gom hàng nhỏ lẻ để xuất lại
Những công việc này tiêu tốn không ít vật tư như carton, băng keo, tem nhãn, bao bì phụ trợ. Nếu không chuẩn bị trước, doanh nghiệp sẽ rơi vào tình trạng kho có hàng nhưng không thể xử lý vì thiếu vật tư đóng gói, buộc phải mua gấp trong lúc nhà cung cấp chưa hoạt động ổn định.
Việc quên nhóm vật tư này thường xuất phát từ suy nghĩ “sau Tết sẽ mua cũng kịp”, trong khi thực tế đầu năm là thời điểm mua hàng khó nhất.
3. Vật Tư Phục Vụ Bảo Trì Nhẹ Và Khắc Phục Sự Cố Nhỏ
Trong thời gian nghỉ Tết dài ngày, dù không vận hành sản xuất, kho và xưởng vẫn có thể phát sinh những sự cố nhỏ cần xử lý ngay khi quay lại làm việc. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không chuẩn bị sẵn vật tư cho các tình huống này.
Các công việc thường gặp sau Tết gồm:
-
cố định lại kệ, pallet bị xô lệch
-
gia cố bao bì, thùng hàng bị móp
-
xử lý nhanh các vị trí hư hỏng nhẹ trong kho
-
thay thế các vật tư tiêu hao phục vụ bảo trì
Nếu thiếu vật tư cho bảo trì nhẹ, doanh nghiệp buộc phải chờ mua bổ sung, khiến tiến độ khởi động lại kho bị chậm. Những chậm trễ nhỏ này cộng dồn sẽ ảnh hưởng đáng kể đến kế hoạch sản xuất đầu năm.
Nguyên nhân bị quên là vì nhóm vật tư này không nằm trong danh mục sản xuất chính, nhưng lại có vai trò hỗ trợ rất quan trọng trong giai đoạn khởi động lại.
>> Xem thêm tại Quy Trình Kiểm Tra An Toàn Kho Vật Tư Định Kỳ
4. Vật Tư Phụ Trợ Cho Kiểm Tra, Phân Loại Và Dán Nhãn Lại Sau Tết
Sau kỳ nghỉ Tết, kho thường cần thực hiện các công việc như:
-
kiểm tra lại tình trạng vật tư
-
phân loại vật tư theo mức độ sử dụng
-
dán nhãn lại các lô hàng
-
đánh dấu vật tư cần ưu tiên sử dụng
Tuy nhiên, vật tư phục vụ cho các công việc này thường không được chuẩn bị trước, vì chúng không xuất hiện trong kế hoạch sản xuất hay đóng gói.
Việc thiếu các vật tư phụ trợ như nhãn dán, vật liệu đánh dấu, băng keo màu, bao bì phân loại sẽ khiến quá trình kiểm tra kho sau Tết kéo dài hơn cần thiết. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc chốt tồn kho thực tế và lập kế hoạch mua hàng đầu năm.
Nhóm vật tư này hay bị quên vì thường được xem là “phát sinh nhỏ”, nhưng trên thực tế lại ảnh hưởng lớn đến tốc độ khôi phục vận hành của kho.
5. Vật Tư Dự Phòng Cho Những Tình Huống Ngoài Kế Hoạch
Một sai lầm phổ biến khi chuẩn bị nghỉ Tết là chỉ chuẩn bị đúng theo kế hoạch đã định, mà không có vật tư dự phòng cho các tình huống ngoài dự kiến.
Sau Tết, doanh nghiệp có thể gặp:
-
thay đổi kế hoạch sản xuất đột ngột
-
phát sinh đơn hàng sớm hơn dự kiến
-
cần xử lý gấp một số lô hàng
-
cần gia tăng tốc độ đóng gói trong thời gian ngắn
Nếu không có vật tư dự phòng tối thiểu, kho sẽ rơi vào thế bị động, phụ thuộc hoàn toàn vào tiến độ cung ứng đầu năm. Điều này khiến doanh nghiệp dễ mất cơ hội hoặc phải chấp nhận chi phí cao hơn.
Vật tư dự phòng không cần nhiều, nhưng có vai trò “đệm an toàn” giúp kho linh hoạt hơn trong những ngày đầu năm.
6. Vật Tư Phục Vụ Riêng Cho Kho, Không Phải Cho Sản Xuất
Một nhóm cuối cùng rất hay bị bỏ sót là vật tư phục vụ riêng cho hoạt động kho, không liên quan trực tiếp đến sản xuất. Vì không gắn với sản phẩm, nhóm này thường không được ưu tiên trong kế hoạch chuẩn bị trước Tết.
Các hoạt động kho sau Tết như:
-
sắp xếp lại layout kho
-
kiểm kê, đối chiếu số liệu
-
phân luồng vật tư
-
tổ chức lại khu vực lưu trữ
đều cần những vật tư riêng. Nếu không chuẩn bị trước, kho sẽ phải “chắp vá” hoặc chờ mua bổ sung, làm giảm hiệu quả làm việc trong giai đoạn đầu năm vốn rất quan trọng.
>> Xem thêm tại Những Sai Lầm Khi Kiểm Tra Kho Quá Qua Loa
Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM
Nhận diện đúng những hạng mục vật tư thường bị quên giúp doanh nghiệp chuẩn bị kho trước Tết đầy đủ và chủ động hơn, tránh gián đoạn và kiểm soát tốt chi phí đầu năm. PPESupply đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc cung cấp vật tư tiêu hao ổn định và tư vấn chuẩn bị kho vật tư cho giai đoạn trước – trong – sau kỳ nghỉ Tết.
PPESupply cung cấp
Vật tư tiêu hao ổn định, phù hợp lưu kho dài ngày
Danh mục vật tư đa dạng cho kho, đóng gói và vận hành
Tư vấn chuẩn bị vật tư trước kỳ nghỉ Tết dài ngày
Hỗ trợ doanh nghiệp tại TPHCM trong quản lý vật tư tiêu hao
Chuẩn bị đúng và đủ vật tư trước Tết không chỉ giúp kho an toàn, mà còn giúp doanh nghiệp khởi động năm mới nhanh hơn, ít rủi ro hơn.
Tags:
