Bước sang năm mới, doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với nhiều biến động đặc thù của Quý I: nhu cầu thị trường thay đổi, sản lượng không ổn định, nhà cung cấp có thể nghỉ Tết kéo dài, thời gian giao hàng bị gián đoạn và nhiều vật tư tồn năm trước không còn phù hợp với quy cách sản xuất mới. Vì vậy, việc ước tính số lượng vật tư cần dự phòng cho Quý I năm sau trở thành một nhiệm vụ quan trọng để doanh nghiệp duy trì sản xuất liên tục và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.

Đặc biệt đối với các vật tư tiêu hao như băng keo, màng co, thùng carton, túi PE, tem nhãn…, sự gián đoạn nguồn cung trong tháng 1 và tháng 2 có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ sản xuất. Nhiều doanh nghiệp hợp tác với PPESupply từng chia sẻ rằng chỉ cần dự báo sai khoảng 10–15% nhu cầu trong quý đầu tiên, họ có thể rơi vào tình trạng thiếu vật tư hoặc tồn kho quá nhiều, tạo ra áp lực về chi phí và kiểm kê.

Dưới đây là phân tích sâu tập trung vào 3 nội dung chính giúp doanh nghiệp ước tính chính xác số lượng vật tư cần dự phòng cho Quý I một cách khoa học và thực tiễn.

 

 

1. Phân Tích Tiêu Hao Thực Tế Của Năm Hiện Tại 

Bất kỳ chiến lược dự báo nào cũng phải bắt đầu từ dữ liệu thực tế. Để ước tính lượng vật tư cho Quý I, doanh nghiệp cần xem xét mức tiêu hao của 12 tháng trước đó và phân tích theo từng nhóm vật tư. Tuy nhiên, thay vì chỉ nhìn vào tổng số tiêu thụ, doanh nghiệp phải phân tích sâu vào mô hình tiêu hao theo mùa, theo sản phẩm và theo dây chuyền.

Điều quan trọng nhất là xác định tính quy luật của Quý I năm trước. Một số ngành có nhu cầu tăng mạnh ngay sau Tết, trong khi một số ngành giảm sản lượng do khách hàng chưa quay lại thị trường. Do đó, dữ liệu tiêu hao của Quý I năm trước luôn là tiêu chuẩn tham chiếu quan trọng nhất.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không thể dựa hoàn toàn vào dữ liệu quá khứ nếu trong năm nay có thay đổi lớn như: mở thêm dây chuyền, thay khuôn sản phẩm, điều chỉnh quy cách bao bì, đổi nhà cung cấp hoặc thay đổi định mức. Những thay đổi này làm mức tiêu hao thực tế của Quý I năm sau khác biệt so với các năm trước.

Một điểm quan trọng nữa là cần phân tích biên độ dao động tiêu hao trong năm. Ví dụ, một loại vật tư có mức tiêu hao dao động ±10% theo tháng thì mức dự phòng phải tính thêm phần dao động này để đảm bảo không thiếu hàng.

Khi phân tích đúng bản chất tiêu hao, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để xây dựng dự báo nhu cầu Quý I chính xác và đáng tin cậy.

 

>> Xem thêm tại Kiểm Kê Vật Tư Cuối Năm – Thời Điểm Vàng Để Phát Hiện Hao Hụt

 

 

2. Tính Nhu Cầu Theo Sản Lượng Dự Kiến 

Bước quan trọng tiếp theo trong cách ước tính số lượng vật tư cần dự phòng cho Quý I năm sau là xác định sản lượng dự kiến. Đây là bước phức tạp vì Quý I thường chịu ảnh hưởng bởi kỳ nghỉ Tết, thời gian khách hàng quay lại thị trường, và tốc độ khởi động lại dây chuyền sau khi nghỉ dài.

Doanh nghiệp cần làm rõ ba yếu tố:

Thứ nhất, sản lượng dự kiến của từng tháng trong Quý I.
Tháng 1 thường có sản lượng thấp hơn nhưng tháng 2 và tháng 3 có thể tăng đột biến tùy ngành. Doanh nghiệp cần phối hợp với bộ phận kinh doanh để xác định nhu cầu thị trường.

Thứ hai, thay đổi trong cơ cấu sản phẩm.
Nếu doanh nghiệp dự kiến tung sản phẩm mới hoặc thay đổi bao bì, mức tiêu hao vật tư cũng sẽ thay đổi tương ứng. Đây là điểm thường bị bỏ quên, khiến dự báo không chính xác.

Thứ ba, tốc độ phục hồi của từng dây chuyền sau Tết.
Nhiều doanh nghiệp phải mất 1–2 tuần để ổn định lại năng suất do thiếu nhân sự hoặc cần bảo trì máy móc đầu năm. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiêu hao.

Khi đã xác định được sản lượng dự kiến, doanh nghiệp có thể tính nhu cầu vật tư theo công thức:

Nhu cầu vật tư = sản lượng dự kiến x định mức tiêu hao x hệ số dự phòng

Trong đó, hệ số dự phòng thường từ 1.05 đến 1.15 tùy mức độ biến động của vật tư và đặc thù sản xuất của doanh nghiệp.

Cách tính này giúp doanh nghiệp tránh được việc mua quá ít do chủ quan hoặc mua quá nhiều do lo sợ thiếu hàng.

 

 

3. Xác Định Lượng Dự Phòng Dựa Trên Chu Kỳ Cung Ứng

Điểm khó nhất của giai đoạn Quý I không nằm ở nhu cầu tiêu hao mà nằm ở chu kỳ cung ứng. Ngay cả khi doanh nghiệp có dự báo chính xác nhưng nếu nhà cung cấp nghỉ Tết dài, gián đoạn vận chuyển hoặc thiếu hàng, doanh nghiệp vẫn sẽ bị thiếu vật tư.

Vì vậy, lượng dự phòng Quý I không chỉ dựa vào tiêu hao mà còn phải dựa vào khả năng cung ứng thực tế trong tháng 1 và tháng 2.

Doanh nghiệp cần xem xét:

• nhà cung cấp nghỉ Tết bao nhiêu ngày;

• thời gian vận chuyển có kéo dài hay không;

• lô hàng đầu tiên sau Tết thường về vào thời điểm nào;

• mức tồn kho an toàn cần duy trì trong thời gian đứt quãng;

• tính ổn định của chất lượng vật tư giữa các lô.

Nhiều nhà máy lựa chọn dự phòng vật tư cho tối thiểu 6 tuần sản xuất để đảm bảo an toàn. Các doanh nghiệp hợp tác cùng PPESupply thường dự trữ theo mô hình 4–6 tuần, đảm bảo dây chuyền hoạt động liên tục ngay cả khi nhà cung cấp chưa quay lại sản xuất hoặc vận chuyển chậm.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra chất lượng lô tồn kho năm trước để xem còn phù hợp hay không. Một số vật tư như thùng carton, màng co hoặc tem nhãn có thể xuống cấp khi lưu kho lâu, nên không thể tính toàn bộ tồn kho vào lượng dự phòng.

Việc kết hợp cả dữ liệu tiêu hao – sản lượng dự kiến – chu kỳ cung ứng chính là cách giúp doanh nghiệp xây dựng lượng dự phòng hợp lý nhất và hạn chế tối đa nguy cơ thiếu hàng đầu năm.

 

>> Xem thêm tại Làm Sao Để Phòng Vật Tư Hạn Chế Sai Sót Khi Cấp Phát Hằng Ngày?

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Để dự phòng vật tư Quý I chính xác, doanh nghiệp cần nguồn vật tư ổn định giữa các lô, hồ sơ giao nhận minh bạch và tư vấn phù hợp cho từng dây chuyền. PPESupply cung cấp vật tư tiêu hao chất lượng ổn định, giúp doanh nghiệp dự báo chính xác và hạn chế rủi ro đứt nguồn cung đầu năm.

PPESupply cung cấp:
– Vật tư tiêu hao ổn định giữa các lô, phù hợp cho dự trữ 4–6 tuần
– Hồ sơ giao nhận rõ ràng, hỗ trợ kiểm kê cuối năm
– Tư vấn cách dự báo tiêu hao và lập kế hoạch mua hàng Quý I
– Lịch giao hàng linh hoạt, hỗ trợ doanh nghiệp ngay sau Tết

Khi có lượng dự phòng phù hợp và vật tư ổn định, doanh nghiệp có thể duy trì sản xuất liên tục, giảm áp lực đầu năm và tối ưu chi phí dài hạn.

Tags: