Trong vận hành doanh nghiệp, việc Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao là một trong những khâu ít được chú ý nhất nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, tốc độ xử lý đơn hàng và trải nghiệm khách hàng. Vật tư tiêu hao tưởng nhỏ nhưng lại xuất hiện trong mọi công đoạn: đóng gói, lưu kho, vận chuyển, bảo quản hàng hóa và thậm chí cả dịch vụ sau bán hàng. Khi quản lý sai cách, chi phí tăng mà hiệu suất lại giảm.
Dưới đây là bốn nhóm sai lầm lớn nhất mà hầu hết chủ shop và doanh nghiệp đều mắc phải — và đây chính là bước khởi đầu giúp bạn xây dựng hệ thống quản lý vật tư chặt chẽ, khoa học và tiết kiệm.
1. Thiếu Quy Trình Và Mô Hình Theo Dõi Rõ Ràng Trong Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao
Trong rất nhiều doanh nghiệp nhỏ, việc Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao hoàn toàn phụ thuộc vào cảm tính của người quản lý hoặc nhân viên phụ trách kho. Không có quy trình chuẩn, không có tài liệu theo dõi và không có ai chịu trách nhiệm cuối cùng.
Một hệ thống không có quy trình sẽ dẫn đến:
– Không kiểm soát được điểm phát sinh tiêu hao
Doanh nghiệp không biết bộ phận nào đang tiêu tốn nhiều vật tư nhất, đâu là nguyên nhân tăng tiêu hao, hoặc đâu là giai đoạn lãng phí.
– Không có chứng từ nội bộ
Khi không có phiếu xuất – nhập – tồn rõ ràng, việc ghi nhớ bằng miệng khiến sai lệch là điều chắc chắn xảy ra.
– Khó đánh giá hiệu quả công việc
Không chỉ vật tư bị thất thoát, mà hiệu suất nhân sự cũng không thể được đánh giá bằng số liệu.
– Không đo được tiêu hao theo từng đơn hàng
Điều này khiến doanh nghiệp không bao giờ biết chi phí thực sự của một đơn hàng là bao nhiêu.
Một quy trình tốt cần bao gồm: phân quyền rõ ràng – biểu mẫu thống nhất – chuẩn hóa cách sử dụng – có lịch kiểm kê cụ thể. Đây là nền tảng của mọi hệ thống quản lý bền vững.
>> Xem thêm tại Cách Các Doanh Nghiệp Lớn Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao Hiệu Quả
2. Dữ Liệu Tiêu Hao Không Được Theo Dõi, Phân Tích Và Đối Chiếu Định Kỳ
Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao là doanh nghiệp không dùng số liệu để quản lý, mà chỉ kiểm tra bằng mắt hoặc cảm tính. Điều này khiến họ không biết:
-
Mỗi tháng tiêu thụ bao nhiêu là mức bình thường
-
Tiêu hao thay đổi thế nào khi số đơn tăng hoặc giảm
-
Có thất thoát nội bộ hay không
-
Cần đặt mua bao nhiêu để ổn định vận hành
Nhiều chủ shop chỉ đặt hàng khi thấy vật tư “sắp hết”, dẫn đến:
– Mua gấp với giá cao hơn
Một số nhà cung cấp sẵn sàng tăng giá nhẹ khi khách đặt trong tình huống khẩn cấp.
– Đứt đoạn vận hành
Hết vật tư đồng nghĩa quá trình đóng gói dừng lại, kéo theo chậm giao hàng.
– Không dự đoán được chi phí vật tư theo tháng
Điều này gây khó khăn cho kế hoạch tài chính và quản trị dòng tiền.
Để tránh, doanh nghiệp cần áp dụng nguyên tắc:
Ghi – đo – đối chiếu – điều chỉnh.
Một bảng theo dõi đơn giản theo ngày hoặc theo tuần đã đủ để tránh 80% sai lệch.
3. Tồn Kho Không Được Kiểm Soát: Hoặc Quá Dư, Hoặc Quá Thiếu
Nhiều doanh nghiệp rơi vào hai cực nguy hiểm của Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao:
– Tồn kho quá ít
Vì sợ “ôm hàng”, nhiều chủ shop mua rất ít vật tư, chỉ đủ dùng trong vài ngày. Hậu quả:
-
Dễ thiếu hàng trong giờ cao điểm
-
Phải đặt gấp với giá cao
-
Ảnh hưởng tốc độ đóng gói – giao hàng
– Tồn kho quá nhiều
Ngược lại, có những doanh nghiệp nhập rất nhiều vật tư cùng lúc vì nghĩ “mua nhiều cho rẻ”. Nhưng:
-
Chiếm chỗ lưu kho
-
Đóng băng vốn
-
Dễ bị hư hỏng, giảm chất lượng nếu để lâu
-
Khó quản lý, dễ thất thoát
Một hệ thống tồn kho chuẩn trong Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao cần có:
-
Mức tồn kho an toàn
-
Điểm đặt hàng lại
-
Lượng dự trữ theo mùa cao điểm
-
Biểu đồ theo dõi tiêu hao thực tế
Nhà cung cấp uy tín như PPESupply thường hỗ trợ khách hàng xây dựng bảng tính tồn kho an toàn, giúp doanh nghiệp không cần ôm hàng quá nhiều nhưng vẫn đảm bảo vận hành liên tục.
>> Xem thêm tại Dịch vụ Cung ứng Vật tư Tiêu hao tại TPHCM
4. Chọn Nhà Cung Cấp Không Ổn Định Khiến Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao Trở Thành “Bài Toán May Rủi”
Dù doanh nghiệp có hệ thống tốt đến đâu, nếu nhà cung cấp không ổn định thì toàn bộ quá trình Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Sai lầm thường thấy:
– Chọn nhà cung cấp chỉ vì giá rẻ
Giá thấp đôi khi đồng nghĩa với chất lượng thấp, giao hàng chậm và dịch vụ kém ổn định.
– Nhà cung cấp không có lịch giao hàng định kỳ
Điều này khiến doanh nghiệp bị động hoàn toàn trong kế hoạch mua sắm.
– Không có hồ sơ lịch sử đơn hàng
Doanh nghiệp sẽ không thể đối chiếu tiêu hao hoặc dự báo nhu cầu.
– Không có hỗ trợ kỹ thuật về quản lý tiêu hao
Một số doanh nghiệp cần hướng dẫn xác định mức tồn kho tối ưu, tần suất đặt hàng, lượng dự phòng,… nhưng nhà cung cấp không hỗ trợ.
Những đơn vị chuyên nghiệp như PPESupply thường:
-
Có lịch giao hàng cố định theo tuần hoặc theo tháng
-
Lưu trữ lịch sử mua hàng cho từng khách
-
Tư vấn mức tồn kho an toàn
-
Hỗ trợ doanh nghiệp dự báo tiêu hao theo mùa cao điểm
-
Đồng hành trong việc tối ưu chi phí vận hành
Toàn bộ điều này giúp doanh nghiệp giảm 20–40% biến động trong tiêu hao vật tư.
Bạn Muốn Tối Ưu Chi Phí Vật Tư Tiêu Hao Mỗi Tháng?
Nếu bạn cần một giải pháp Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao ổn định, giảm sai lệch, hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí mỗi tháng, hãy để PPESupply đồng hành cùng bạn.
PPESupply hỗ trợ:
-
Giao hàng định kỳ, đúng lịch
-
Tư vấn mức tồn kho an toàn
-
Theo dõi lịch sử tiêu hao
-
Đồng hành trong mùa cao điểm
-
Hạn chế rủi ro hết hàng – dư hàng
Bạn chỉ cần cho mình biết ngành hàng, lượng đơn hàng trung bình và nhu cầu tiêu thụ, PPESupply có thể giúp bạn xây dựng kế hoạch quản lý vật tư tiết kiệm – bền vững – chuẩn chỉnh ngay từ tháng này.
Tags:
