Quy trình Xuất – Nhập Kho là nền tảng của mọi hoạt động Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao thành công. Một quy trình chặt chẽ giúp công ty sản xuất kiểm soát thất thoát, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, và là tiền đề để đạt được giải pháp giảm chi phí vật tư. Việc thiết lập quy trình này đòi hỏi sự chuẩn hóa ở cả khâu Nhập kho (đầu vào) và Xuất kho (đầu ra).
Phòng Vật Tư phải xem quy trình Xuất – Nhập không chỉ là thủ tục hành chính mà là một cơ chế kiểm soát nội bộ. Quy trình này phải được thiết kế để dễ dàng tích hợp với hệ thống quản lý công cụ dụng cụ và Vật tư Tiêu hao trên dây chuyền sản xuất. Sự minh bạch trong từng bước của quy trình là chìa khóa để phân định trách nhiệm rõ ràng giữa nhân viên kho, kỹ thuật, và mua hàng.
Khi quy trình quản lý kho vật tư tiêu hao hiệu quả được thiết lập, nó sẽ cung cấp dữ liệu tin cậy về vòng đời của Vật tư Tiêu hao, từ đó giúp Phòng Vật Tư đưa ra các quyết định Mua Sỉ và dự báo nhu cầu chính xác hơn. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mua thừa hoặc mua thiếu, trực tiếp góp phần vào việc tối ưu hóa Chi phí Vận hành tổng thể của doanh nghiệp.
Bước 1: Chuẩn hóa Quy trình Nhập Kho Vật tư Tiêu hao (Đầu vào)
Quy trình Nhập kho là bước đầu tiên để đảm bảo chất lượng và số lượng Vật tư Tiêu hao được kiểm soát chặt chẽ.
Ngay khi Vật tư Tiêu hao đến kho, Phòng Vật Tư phải áp dụng quy trình kiểm tra ba bên. Quy trình này bao gồm việc đối chiếu Lệnh Mua Hàng với Phiếu Giao Hàng của nhà cung cấp như PPESupply, và thực hiện kiểm đếm thực tế về số lượng và chủng loại. Quan trọng hơn, cần thực hiện kiểm tra chất lượng cảm quan (đối với vật tư bảo hộ lao động, cần kiểm tra bao bì, nhãn mác) và kiểm tra kỹ thuật mẫu (đối với các Vật tư quan trọng) trước khi chính thức chấp nhận hàng. Chỉ khi ba loại chứng từ này khớp nhau, hàng mới được nhập vào kho, giảm thiểu rủi ro sai sót ngay từ đầu.
Tiếp theo, Phòng Vật Tư cần thiết lập hệ thống định danh vị trí (Location ID) cho từng loại Vật tư Tiêu hao. Sau khi kiểm tra chất lượng, Vật tư phải được dán nhãn mã vạch và đưa vào vị trí lưu trữ đã được quy định sẵn trong quản lý kho vật tư tiêu hao hiệu quả. Việc này giúp loại bỏ tình trạng lưu kho ngẫu nhiên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê nhanh và áp dụng nghiêm ngặt nguyên tắc nhập trước – xuất trước (FIFO), đặc biệt quan trọng đối với các Vật tư có hạn sử dụng hoặc dễ bị lỗi thời.
Cuối cùng, sau khi Vật tư Tiêu hao đã được lưu kho đúng vị trí, nhân viên kho phải cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý tồn kho (ERP/MRP). Thông tin nhập kho phải bao gồm số lượng thực tế, ngày hết hạn (nếu có), số lô hàng và vị trí lưu trữ. Việc cập nhật tức thời này giúp Phòng Vật Tư luôn có cái nhìn chính xác về tồn kho thực tế, là cơ sở để hệ thống tự động cảnh báo khi tồn kho chạm Mức Tồn kho Tối thiểu, hỗ trợ hiệu quả cho việc quản lý vật tư tiêu hao.
>> Xem thêm tại Cách Các Doanh Nghiệp Lớn Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao Hiệu Quả
Bước 2: Chuẩn hóa Quy trình Xuất Kho và Cấp Phát (Đầu ra)
Quy trình Xuất kho được thiết kế để kiểm soát định mức sử dụng và đảm bảo Vật tư Tiêu hao được cấp phát đúng người, đúng mục đích.
Việc xuất Vật tư Tiêu hao phải luôn dựa trên Phiếu Yêu Cầu Xuất Kho được phê duyệt từ Phòng Vật Tư hoặc quản lý sản xuất. Phiếu yêu cầu phải ghi rõ mã hàng, số lượng, và đặc biệt là Mục đích sử dụng (gắn với một lệnh sản xuất, một ca bảo trì hoặc cấp phát vật tư bảo hộ lao động cá nhân). Đối với các Vật tư có định mức, hệ thống nên tự động kiểm tra và cảnh báo nếu số lượng yêu cầu vượt quá định mức đã được thiết lập. Đây là cơ chế kiểm soát lãng phí ngay tại cửa kho.
Tiếp theo, Phòng Vật Tư nên áp dụng các công cụ công nghệ để tăng tính minh bạch và tốc độ. Khi xuất Vật tư Tiêu hao, nhân viên kho sử dụng mã vạch (hoặc máy quét) để quét mã Vật tư và mã của nhân viên nhận. Việc này tự động ghi nhận giao dịch vào hệ thống quản lý công cụ dụng cụ, cung cấp dữ liệu chi tiết về người chịu trách nhiệm và thời gian Vật tư được chuyển giao. Hành động này là cần thiết để giải pháp giảm chi phí vật tư được thực thi, vì nó phân tán trách nhiệm tiêu hao cho từng cá nhân.
Cuối cùng, thiết lập quy trình Kiểm soát Hoàn trả cho các Vật tư Tiêu hao có khả năng tái sử dụng hoặc các công cụ dụng cụ mượn. Phòng Vật Tư phải có cơ chế ghi nhận và kiểm tra tình trạng của Vật tư khi hoàn trả. Đối với các Vật tư bị hỏng hóc sớm, cần có một bước phân tích nguyên nhân để xác định liệu lỗi đến từ chất lượng Vật tư (nhà cung cấp) hay do lỗi vận hành (người sử dụng). Quy trình này cung cấp dữ liệu phản hồi quan trọng để cải tiến việc lựa chọn Vật tư và đào tạo nhân viên, là một phần quan trọng trong quản lý vật tư tiêu hao.
Bước 3: Đảm bảo Kiểm kê và Phân tích Dữ liệu Liên tục
Ngay cả với quy trình Xuất – Nhập chặt chẽ, Phòng Vật Tư vẫn phải duy trì kiểm soát thông qua kiểm kê và phân tích dữ liệu.
Áp dụng phương pháp Kiểm kê Chu kỳ (Cycle Counting) thay vì kiểm kê toàn bộ cuối năm. Phòng Vật Tư nên chia Vật tư Tiêu hao thành các nhóm (dựa trên phân tích ABC) và thực hiện kiểm kê các nhóm giá trị cao (Nhóm A) thường xuyên hơn. Ví dụ: kiểm kê Vật tư Tiêu hao Nhóm A hàng tuần, Nhóm B hàng tháng, và Nhóm C hàng quý. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho quản lý kho vật tư tiêu hao hiệu quả liên tục, phát hiện và sửa chữa các sai lệch nhỏ ngay lập tức.
Sử dụng hệ thống báo cáo và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả của quy trình Xuất – Nhập. Phòng Vật Tư phải theo dõi các chỉ số như tỷ lệ sai lệch giữa tồn kho thực tế và tồn kho trên hệ thống, thời gian xử lý một phiếu xuất kho, và tỷ lệ Vật tư Tiêu hao bị quá hạn hoặc bị hỏng trong kho. Các chỉ số này phản ánh hiệu quả của quy trình và là cơ sở để điều chỉnh lại các bước Xuất – Nhập nếu cần thiết.
Cuối cùng, thực hiện đánh giá định kỳ về chất lượng đối tác cung ứng. Phòng Vật Tư phải sử dụng dữ liệu Nhập kho để đánh giá tỷ lệ sai sót và Giao hàng Đúng hẹn của nhà cung cấp. Điều này đảm bảo rằng các nhà cung cấp như PPESupply không chỉ cung cấp Vật tư Chất lượng mà còn duy trì dịch vụ giao nhận đáng tin cậy. Dữ liệu này là công cụ đàm phán mạnh mẽ cho các Hợp đồng Khung tiếp theo, giúp công ty sản xuất đạt được giải pháp giảm chi phí vật tư tối ưu nhất.
>>> Xem thêm tại Giải Pháp Đặt Hàng Vật Tư Định Kỳ Cho Phòng Vật Tư Doanh Nghiệp
PPESupply – Đối tác Thiết Lập Quy Trình Kho Vận
Nếu Phòng Vật Tư của công ty sản xuất bạn cần hỗ trợ kỹ thuật và Vật tư Tiêu hao có sẵn mã vạch để tích hợp ngay vào quy trình Xuất – Nhập Kho mới.
PPESupply cam kết cung cấp Vật tư Chất lượng và các giải pháp hậu cần để xây dựng quản lý kho vật tư tiêu hao hiệu quả của bạn.
-
Liên hệ ngay với PPESupply qua Hotline 0916226939 để yêu cầu tư vấn quy trình Nhập – Xuất Kho và các giải pháp Hợp đồng Khung Vật tư Định kỳ.
-
Thảo luận về các điều khoản Hỗ trợ Công nợ và các giải pháp Vật tư Tiêu hao đã được gắn mã vạch sẵn sàng để tích hợp vào hệ thống quản lý công cụ dụng cụ của bạn.
-
Bắt đầu hành trình hợp tác với sự đảm bảo về Vật tư Chất lượng và dịch vụ Tận Tâm nhất.
Hãy gọi ngay 0916226939 hoặc truy cập PPESupply để nâng cao hiệu quả Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao của bạn!
Tags:
