Trong quá trình vận hành sản xuất, thất thoát vật tư tiêu hao là hiện tượng phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải nhưng không phải tất cả đều nhận ra mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Thất thoát thường không thể hiện ngay lập tức bằng những con số lớn, mà tăng dần theo ngày, theo ca và theo lô sản xuất. Khi cộng dồn qua nhiều tháng, mức thất thoát có thể lên đến hàng chục – thậm chí hàng trăm triệu đồng, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, hiệu suất vận hành và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu xem xét lại hệ thống quản lý khi thất thoát đã quá lớn hoặc khi kiểm toán nội bộ phát hiện sai lệch bất thường. Khi đi sâu phân tích, đa số trường hợp thất thoát vật tư đều đến từ những vấn đề đã tồn tại từ lâu: quy trình mơ hồ, ghi chép thiếu nhất quán, nhân sự chưa được đào tạo đầy đủ hoặc vật tư thiếu ổn định giữa các lô hàng.

Các doanh nghiệp hợp tác cùng PPESupply từng chia sẻ nhiều kinh nghiệm thực tế về các sai sót phổ biến dẫn đến thất thoát vật tư. Những bài học này không chỉ giúp họ khắc phục sự cố mà còn xây dựng hệ thống quản lý tiêu hao bền vững hơn.

Dưới đây là những bài học quan trọng rút ra từ các doanh nghiệp đã từng đối mặt với thất thoát lớn, kèm theo nguyên nhân và giải pháp tương ứng.

 

 

1. Thiếu Quy Trình Cấp Phát Rõ Ràng

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến nhiều doanh nghiệp bị thất thoát vật tư tiêu hao là không có quy trình cấp phát chặt chẽ. Khi vật tư có thể “lấy thoải mái”, không ghi nhận đầy đủ hoặc ghi nhận sơ sài, doanh nghiệp gần như mất quyền kiểm soát đối với lượng vật tư đã xuất cho dây chuyền.

Ở nhiều nhà máy, nhân sự thường lấy vật tư theo thói quen: lấy nhiều một lần để đỡ quay lại kho, lấy dự phòng khi ca trước đã sử dụng nhiều, hoặc lấy dư để tránh bị thiếu khi đang làm việc. Những hành vi này tưởng như nhỏ nhưng lại tạo ra mức tiêu hao vượt chuẩn rất lớn.

Ngoài ra, việc thiếu sổ giao – nhận, thiếu chữ ký hoặc không đối chiếu tồn dư sau ca khiến doanh nghiệp không thể xác định chính xác lượng vật tư thực tế đã sử dụng. Đây là “điểm mù” nguy hiểm, khiến thất thoát diễn ra âm thầm và kéo dài qua nhiều tháng.

Các doanh nghiệp bị thất thoát lớn đều rút ra bài học rằng cấp phát phải đi kèm kiểm soát, và kiểm soát phải dựa trên quy trình rõ ràng chứ không dựa trên thói quen của từng nhân sự.

 

>> Xem thêm tại An Toàn Lao Động Trong Quá Trình Lưu Trữ Vật Tư Tiêu Hao

 

 

2. Không Theo Dõi Theo Ca 

Một sai lầm khác trong quản lý vật tư tiêu hao là không theo dõi sử dụng theo ca. Khi doanh nghiệp chỉ theo dõi tiêu hao theo ngày hoặc theo tuần, dữ liệu sẽ bị gộp và khó xác định dây chuyền hoặc ca nào đang gây thất thoát.

Thực tế cho thấy mức tiêu hao giữa các ca thường rất khác nhau. Ca sáng có thể vận hành chặt chẽ, ca chiều lại có thể lỏng lẻo hơn do thay đổi nhân sự hoặc áp lực sản lượng. Nếu không có dữ liệu theo ca, doanh nghiệp không thể phát hiện ca nào đang gây tiêu hao vượt định mức.

Nhiều doanh nghiệp từng báo cáo thất thoát cao đã khắc phục hiệu quả bằng cách:

• lưu bảng tiêu hao theo ca,

• ghi nhận số lượng vật tư giao – số lượng sử dụng – số lượng dư,

• đối chiếu vật tư theo sản lượng thực tế của từng ca,

• yêu cầu trưởng ca ký xác nhận.

Khi dữ liệu theo ca được ghi nhận rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng phát hiện sai lệch, điều chỉnh quy trình và giảm thất thoát đáng kể chỉ sau 2–3 tuần.

 

 

3. Kho Bố Trí Không Khoa Học 

Một nguyên nhân thất thoát khác lại đến từ kho – nơi lưu trữ vật tư trước khi được cấp phát cho dây chuyền. Khi kho không được sắp xếp khoa học, các vấn đề sau sẽ xảy ra:

• Lấy nhầm lô vật tư dẫn đến lẫn lộn số lượng sử dụng.

• Lấy sai quy cách, dùng không phù hợp, khiến phải bỏ đi và lấy lại.

• Lưu kho quá lâu khiến vật tư xuống cấp và phải hủy.

• Vật tư bị đặt sai vị trí, khó tìm, khiến nhân sự lấy dư để “cho chắc”.

Nhiều doanh nghiệp từng bị thất thoát hàng trăm kg màng co, hàng nghìn cuộn băng keo chỉ vì kho không phân khu rõ ràng, mã số không đồng nhất và nhân sự không có hướng dẫn cụ thể.

Bài học quan trọng là kho phải vận hành như một đơn vị độc lập — có phân khu, có mã số, có nguyên tắc sắp xếp và có kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính minh bạch.

 

>> Xem thêm tại Hướng Dẫn Lưu Kho Theo Nguyên Tắc FIFO – Giảm Rủi Ro Hết Hạn Sử Dụng

 

 

4. Thiếu Kiểm Tra Định Kỳ 

Nhiều doanh nghiệp không có quy trình kiểm tra định kỳ, khiến sai sót nhỏ trở thành thói quen xấu kéo dài. Ví dụ:

• vật tư được cắt thừa vài cm nhưng lặp lại hàng nghìn lần mỗi ngày,

• vật tư bị bỏ dở nhưng không được sử dụng lại trong ca sau,

• cuộn vật tư bị méo do xếp sai cách nhưng nhân sự vẫn cố dùng tiếp,

• vật tư bị ẩm nhẹ nhưng vẫn được lưu kho cùng lô mới.

Những sai sót này ít khi gây thiệt hại lớn ngay lập tức, nhưng lại tạo nên mức hao phí lớn theo thời gian.

Các doanh nghiệp bị thất thoát đều nhận ra rằng kiểm tra phải diễn ra thường xuyên — không chỉ khi có sự cố. Kiểm tra theo tuần, theo lô và theo khu vực giúp phát hiện sớm sai lệch và ngăn thất thoát lớn trước khi nó vượt tầm kiểm soát.

 

 

5. Vật Tư Không Ổn Định Giữa Các Lô 

Một bài học quan trọng khác là chất lượng vật tư không đồng nhất giữa các lô có thể làm tăng tiêu hao đáng kể mà doanh nghiệp không nhận ra ngay.

Ví dụ:

• màng co quá mỏng khiến phải quấn nhiều vòng,

• thùng carton yếu khiến phải tăng lớp đệm,

• băng keo độ dính thấp khiến phải dán hai lượt,

• tem nhãn dễ rách khiến công nhân phải thay liên tục.

Nếu doanh nghiệp không có dữ liệu đối chiếu theo lô, vấn đề sẽ bị quy cho lỗi nhân sự hoặc lỗi thiết bị, trong khi nguyên nhân thực sự đến từ vật tư đầu vào.

Nhiều doanh nghiệp đã giảm 10–20% tiêu hao ngay khi chuyển sang sử dụng vật tư ổn định — có kiểm định chất lượng rõ ràng — và theo dõi tiêu hao theo từng lô hàng.

 

>> Xem thêm tại Quy Tắc Bảo Quản Vật Tư Tiêu Hao Trong Kho Nhà Máy

 

 

Đơn Vị Cung Cấp Vật Tư Tiêu Hao Tại TPHCM 

Nếu doanh nghiệp muốn hạn chế thất thoát vật tư tiêu hao một cách bền vững, chất lượng vật tư đầu vào cần phải ổn định giữa các lô và được cung cấp theo quy cách phù hợp với từng dây chuyền. PPESupply hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng dữ liệu tiêu hao theo lô, giúp nhận diện sai lệch nhanh và giảm thất thoát ngay từ giai đoạn cấp phát.

PPESupply cung cấp:

• Vật tư tiêu hao chất lượng ổn định – đồng đều theo từng lô

• Lịch giao hàng rõ ràng hỗ trợ kiểm soát vòng đời vật tư

• Dữ liệu giao nhận minh bạch giúp đối chiếu tiêu hao

• Tư vấn bố trí kho – cấp phát – kiểm soát thất thoát

• Đồng hành dài hạn cùng doanh nghiệp tại TPHCM

Khi doanh nghiệp kết hợp vật tư ổn định, quy trình kiểm soát rõ ràng và quản lý theo ca, mức thất thoát vật tư tiêu hao sẽ giảm đáng kể và duy trì bền vững theo thời gian.

Tags: