Quản lý Vật tư Tiêu hao (VTTD) không thể dựa vào cảm tính hay chỉ nhìn vào tổng chi phí mua sắm cuối tháng. Các doanh nghiệp sản xuất hàng đầu đã chuyển sang sử dụng hệ thống đo lường hiệu suất (KPIs) rõ ràng để kiểm soát và tối ưu hóa Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao. Các chỉ số này cung cấp một cái nhìn sâu sắc, cho phép bộ phận Vật Tư đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế về vòng đời của vật tư, từ mua sắm, lưu trữ, đến tiêu thụ.
Việc theo dõi chặt chẽ các chỉ số này là bằng chứng rõ ràng nhất cho thấy sự dịch chuyển từ mô hình quản lý bị động sang quản lý chủ động. Các chỉ số này giúp phân tích chính xác nơi Chi phí Vận hành đang bị rò rỉ, xác định trách nhiệm và tạo cơ sở cho các kế hoạch cải tiến liên tục.
Năm chỉ số sau đây là những công cụ đo lường quan trọng nhất, giúp bộ phận Vật Tư đạt được giải pháp giảm chi phí vật tư hiệu quả bằng cách tập trung vào hiệu suất sử dụng chứ không chỉ đơn thuần là giá cả.
Chỉ số 1: Tỷ lệ Tiêu hao trên Đơn vị Sản lượng
Đây là chỉ số trực tiếp nhất để đánh giá hiệu quả sử dụng vật tư. Tỷ lệ này được tính bằng công thức: (Tổng lượng vật tư tiêu hao đã sử dụng) / (Tổng số đơn vị sản phẩm được sản xuất). Việc theo dõi chỉ số này theo từng ca sản xuất, từng dây chuyền, giúp bộ phận Vật Tư nhận diện ngay lập tức những khu vực có sự lãng phí cao, phục vụ cho việc tối ưu quản lý vật tư tiêu hao.
Để theo dõi chỉ số này một cách chính xác, doanh nghiệp cần tích hợp việc quét mã vạch vật tư vào hệ thống sản xuất. Khi vật tư được cấp phát, nó phải được gắn với một lệnh sản xuất cụ thể, đảm bảo dữ liệu tiêu thụ là minh bạch và không có sự thất thoát vào các hoạt động không liên quan.
Nếu chỉ số này tăng đột biến, đó là dấu hiệu cho thấy cần phải kiểm tra lại quy trình sử dụng, chất lượng vật tư hoặc hiệu chuẩn máy móc. Việc thiết lập một tỷ lệ tham chiếu (chuẩn) cho từng loại vật tư giúp bộ phận Vật Tư biết khi nào cần phải can thiệp, chẳng hạn khi lượng tồn kho chạm đến Mức Tồn kho Tối thiểu vì tốc độ tiêu thụ quá nhanh.
>> Xem thêm tại Vì Sao Doanh Nghiệp Tin Dùng PPESupply Suốt Nhiều Năm Liền?
Chỉ số 2: Tỷ lệ Độ chính xác Tồn kho
Độ chính xác tồn kho được tính bằng công thức: (Số lượng mã hàng có tồn kho thực tế khớp với hệ thống) / (Tổng số mã hàng). Chỉ số này phải luôn được duy trì ở mức trên 98% để đảm bảo quản lý kho vật tư tiêu hao hiệu quả.
Sự sai lệch giữa tồn kho thực tế và số liệu trên hệ thống có thể dẫn đến hai vấn đề lớn: thừa hàng (chiếm dụng vốn) hoặc thiếu hàng (gây gián đoạn sản xuất). Các sai lệch này thường đến từ lỗi nhập liệu, cấp phát sai hoặc thất thoát. Việc áp dụng hệ thống quản lý công cụ dụng cụ bằng mã vạch giúp giảm thiểu đáng kể lỗi nhập liệu thủ công.
Doanh nghiệp cần chuyển từ kiểm kê toàn bộ cuối năm (gây tốn kém và không chính xác) sang Kiểm kê Chu kỳ (Cycle Counting). Phương pháp này giúp bộ phận Vật Tư kiểm tra một số mã hàng nhất định mỗi ngày/tuần, phát hiện và sửa chữa sai lệch tồn kho một cách liên tục, trực tiếp giảm thiểu Chi phí Vận hành do tồn kho không chính xác.
Chỉ số 3: Tỷ lệ Tuân thủ Quy trình Cấp phát
Chỉ số này đo lường mức độ tuân thủ của nhân viên đối với các quy định về yêu cầu và sử dụng vật tư. Nó rất quan trọng trong việc kiểm soát quy trình kiểm soát vật tư bảo hộ lao động và các vật tư có giá trị cao.
Tỷ lệ tuân thủ được đo bằng cách so sánh: (Số lượng yêu cầu xuất kho có phê duyệt và nằm trong định mức) / (Tổng số giao dịch xuất kho). Việc sử dụng hệ thống mã vạch hoặc máy cấp phát tự động là cách hiệu quả để đảm bảo chỉ số này cao, vì nó tự động khóa giao dịch nếu không có mã phê duyệt hoặc vượt quá định mức cấp phát đã thiết lập.
Khi chỉ số tuân thủ thấp, nó thường cho thấy sự lãng phí do vật tư bị sử dụng sai mục đích hoặc bị thất thoát. Việc cải thiện chỉ số này thông qua các biện pháp kiểm soát và đào tạo là một giải pháp giảm chi phí vật tư hiệu quả, đặc biệt trong việc quản lý các công cụ dụng cụ cá nhân có giá trị.
>> Xem thêm tại Cách Các Doanh Nghiệp Lớn Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao Hiệu Quả
Chỉ số 4: Thời gian Đặt hàng của Nhà cung cấp (Lead Time)
Chỉ số này được tính bằng khoảng thời gian từ khi bộ phận Vật Tư đặt hàng đến khi vật tư thực sự có mặt tại kho và sẵn sàng sử dụng. Việc theo dõi Thời gian Đặt hàng của từng nhà cung cấp là nền tảng cho việc lập kế hoạch mua sắm.
Thời gian đặt hàng dài buộc doanh nghiệp phải giữ Mức Tồn kho Tối thiểu lớn hơn, làm tăng chi phí lưu kho và rủi ro vật tư bị lỗi thời. Ngược lại, thời gian đặt hàng ngắn cho phép doanh nghiệp vận hành theo mô hình Giao hàng Vừa kịp lúc một cách hiệu quả hơn.
Bộ phận Vật Tư phải sử dụng dữ liệu này để đánh giá hiệu suất đối tác. Nhà cung cấp nào không thể duy trì Thời gian Đặt hàng ổn định sẽ gây rủi ro cho hoạt động của doanh nghiệp. Việc hợp tác với các đối tác như PPESupply có cam kết Giao Hàng Đúng hẹn giúp bộ phận Vật Tư giảm thiểu thời gian chờ đợi và tối ưu hóa hàng dự trữ.
Chỉ số 5: Tỷ lệ Hỏng hóc/Từ chối Hàng Nhập
Chỉ số này được tính bằng công thức: (Tổng số lượng vật tư bị hỏng hoặc từ chối do không đạt chuẩn khi nhập kho) / (Tổng số lượng vật tư đã nhận). Đây là chỉ số phản ánh trực tiếp chất lượng đầu vào và sự tin cậy của nhà cung cấp, phục vụ cho việc tối ưu quản lý vật tư tiêu hao.
Tỷ lệ hỏng hóc/từ chối cao dẫn đến sự chậm trễ trong sản xuất, làm tăng chi phí kiểm tra và chi phí hành chính liên quan đến việc trả hàng. Nó cũng làm tăng Chi phí Vận hành tổng thể do vật tư thay thế phải được mua sắm gấp.
Bộ phận Vật Tư nên gắn chỉ số này vào các điều khoản của Hợp đồng Khung với nhà cung cấp. Nếu một nhà cung cấp có tỷ lệ từ chối cao liên tục, bộ phận Vật Tư cần tìm kiếm giải pháp thay thế. Việc hợp tác với các nhà cung cấp có dịch vụ Tận Tâm và cam kết chất lượng rõ ràng là một giải pháp giảm thiểu rủi ro vật tư hỏng hóc ngay từ khâu đầu vào.
>> Xem thêm tại Dịch vụ Cung ứng Vật tư Tiêu hao tại TPHCM
PPESupply – Đối tác Dữ liệu Quản Lý Vật tư Tiêu hao
Nếu bộ phận Vật Tư của doanh nghiệp bạn cần đối tác có khả năng cung cấp dữ liệu chính xác và dịch vụ hậu cần đáng tin cậy để cải thiện 5 chỉ số quản lý quan trọng này.
PPESupply là chuyên gia, sẵn sàng cung cấp vật tư và các giải pháp tích hợp vào quy trình của bạn.
-
Liên hệ ngay với PPESupply qua Hotline 0916226939 để yêu cầu tư vấn về giải pháp Hợp đồng Khung Vật tư Định kỳ dựa trên cam kết Giao Hàng Đúng hẹn.
-
Thảo luận về các điều khoản Hỗ trợ Công nợ và chính sách chất lượng để đảm bảo tỷ lệ từ chối hàng nhập luôn ở mức gần bằng không.
-
Bắt đầu hành trình hợp tác với sự đảm bảo về chất lượng và dịch vụ Tận Tâm nhất, tối ưu hóa Chi phí Vận hành của bạn.
Hãy gọi ngay 0916226939 hoặc truy cập PPESupply để nâng cao hiệu quả Quản Lý Vật Tư Tiêu Hao của bạn!
Tags:
